È un documento formale con cui un soggetto (associazione, scuola, gruppo sportivo o privato) chiede l’autorizzazione a utilizzare una palestra pubblica o privata; serve a comunicare le date, gli orari, la finalità dell’attività e i partecipanti, e a richiedere la prenotazione dello spazio. La richiesta permette all’ente gestore di verificare requisiti di sicurezza e assicurazione, programmare l’uso per evitare sovrapposizioni, definire eventuali oneri o responsabilità e predisporre il personale o le attrezzature necessarie, garantendo così ordine, tutela giuridica e corretta gestione dell’impianto.
Come scrivere una Richiesta utilizzo palestra
Una richiesta di utilizzo della palestra, redatta in modo completo e professionale, deve identificare con chiarezza il soggetto richiedente indicando nome o ragione sociale, codice fiscale o partita IVA se pertinente, indirizzo legale, recapiti telefonici e indirizzo e‑mail di riferimento, nonché la persona incaricata della gestione operativa dell’iniziativa all’interno della palestra. È fondamentale specificare lo scopo preciso dell’utilizzo (allenamento individuale, corso, manifestazione sportiva, prova, attività scolastica o extracurricolare), la descrizione dettagliata delle attività previste, le date e gli orari richiesti comprensivi dei tempi necessari per allestimento e sgombero, la durata complessiva e la frequenza degli appuntamenti se si tratta di un utilizzo ricorrente. Vanno indicati il numero previsto di partecipanti, la fascia d’età o eventuali limiti anagrafici, la presenza di minori e, in tal caso, la disponibilità di autorizzazioni parentali e i nominativi degli accompagnatori o degli insegnanti responsabili; per attività con minori è opportuno dichiarare anche il rapporto adulto/minore e fornire eventuali certificazioni o controlli dei precedenti del personale (o dichiarazioni di conformità ai requisiti previsti dalla normativa locale).
La richiesta deve contenere l’elenco delle attrezzature e dei servizi richiesti (uso di attrezzi specifici, campo, pedane, palle, sistemi audio, proiettori, spogliatoi, docce, deposito chiavi), eventuali allestimenti particolari o modifiche temporanee degli spazi e la tipologia di supporto tecnico necessario. Devono essere dichiarati gli aspetti relativi alla sicurezza: presenza di istruttori qualificati con indicazione delle loro qualifiche e dei relativi certificati (brevetti, abilitazioni CONI o federali), piano di emergenza previsto, presenza di personale addetto al primo soccorso o disponibilità di defibrillatore (AED), e qualsiasi misura preventiva adottata per la tutela della salute dei partecipanti (dichiarazioni mediche, autocertificazioni di idoneità all’attività sportiva, vaccinazioni se richieste). È obbligatorio indicare i riferimenti della copertura assicurativa (polizza RC con numero di polizza ed estremi della compagnia), allegare copia del certificato assicurativo e, se previsto dal regolamento della struttura, firmare e allegare moduli di esonero di responsabilità o liberatorie per i partecipanti.
La parte amministrativa della richiesta dovrebbe includere la modalità di pagamento e i dati per la fatturazione (se applicabili), l’eventuale richiesta di deposito cauzionale e le condizioni di rimborso o penale in caso di cancellazione, nonché i termini temporali per la presentazione della domanda rispetto alla data d’uso. È utile e spesso richiesto allegare documenti integrativi quali programma dettagliato dell’attività, elenco nominativo dei partecipanti con consenso al trattamento dei dati personali conforme al GDPR o dichiarazione di consenso separata, copia dei documenti d’identità dei responsabili, eventuali autorizzazioni sanitarie e un’analisi dei rischi o valutazione della sicurezza per eventi particolari. Infine la richiesta deve riportare data e luogo di redazione, la firma del richiedente (o firma digitale se la procedura è telematica) e un elenco degli allegati presentati; è consigliabile indicare anche la persona di riferimento per la consegna delle chiavi, per l’accesso alla struttura e per la gestione delle eventuali comunicazioni o problemi operativi durante l’utilizzo.
Esempio Richiesta utilizzo palestra
Richiesta utilizzo palestra
1. Dati del richiedente
– Nome e cognome: _______________________________________________
– Ruolo/funzione: _______________________________________________
– Ente/Associazione/Istituto (se applicabile): _______________________
– Indirizzo: _______________________________________________
– Telefono: _______________________________________________
– Email: _______________________________________________
2. Responsabile dell’attività (se diverso dal richiedente)
– Nome e cognome: _______________________________________________
– Qualifica: _______________________________________________
– Telefono: _______________________________________________
– Email: _______________________________________________
3. Descrizione dell’attività
– Tipologia attività (es. allenamento, corso, torneo, evento): ___________
– Finalità: _______________________________________________
– Numero previsto di partecipanti: _______________________________
– Fascia d’età dei partecipanti: ___________________________________
– Presenza di minori (Sì/No): Sì ________ No ________
– Presenza istruttore/allenatore abilitato (Sì/No): Sì ________ No ________
– Nome istruttore/allenatore e qualifica: ___________________________
4. Periodo e orari richiesti
– Data/e o periodo (da – a): _______________________________________
– Giorni della settimana: _______________________________________
– Orario inizio: _______________ Orario fine: _______________
– Frequenza (es. settimanale, singola giornata): _______________________
5. Spazi e attrezzature richieste
– Spazio richiesto (palestra intera, metà campo, sala pesi, ecc.): _______
– Attrezzature occorrenti (elenco dettagliato): _______________________
– Allestimenti particolari richiesti: _______________________________
– Necessità di predisposizione luci/audio/impianto elettrico: ___________
6. Sicurezza e requisiti tecnici
– Numero addetti alla sicurezza presenti: ___________________________
– Presenza defibrillatore (DAE) disponibile (Sì/No): Sì ________ No ________
– Presenza medico o personale sanitario (Sì/No): Sì ________ No ________
– Misure di sicurezza previste: ___________________________________
– Eventuali requisiti tecnici particolari: ___________________________
7. Assicurazione e responsabilità
– Polizza assicurativa dell’organizzatore (compagnia e n. polizza): _______
– Copertura responsabilità civile (importo/estensione): _______________
– Dichiarazione di responsabilità e sollevamento gestione strutture: ______
8. Costi e contributi
– Contributo richiesto per l’uso struttura (se previsto): _______________
– Modalità di pagamento: _______________________________________
– Richiesta materiali/servizi a carico della struttura (Sì/No): Sì ________ No ________
– Dettaglio eventuali costi aggiuntivi: ___________________________
9. Documentazione allegata (barrare e dettagliare)
– Copia assegno/bonifico/versamento: ______________________________
– Certificati medici dei partecipanti (se richiesto): ___________________
– Certificato di affiliazione/assicurazione dell’associazione: ____________
– Documento d’identità del referente: ______________________________
– Altro (specificare): ___________________________________________
10. Dichiarazioni del richiedente (da sottoscrivere)
– Dichiaro di aver preso visione e di rispettare il regolamento della palestra e le disposizioni in materia di sicurezza: ___________________________________
– Dichiaro che i dati forniti sono veritieri e completi: ___________________
– Dichiaro che i partecipanti risultano idonei all’attività (ove richiesto): ____
Data: ______________________ Firma del richiedente: _______________________
11. Parere e autorizzazione dell’ente gestore (uso interno)
– Richiesta ricevuta il: ______________________
– Valutazione preliminare: _______________________________________
– Autorizzazione concessa (Sì/No): Sì ________ No ________
– Periodo e orari autorizzati: ____________________________________
– Condizioni/Osservazioni per l’autorizzazione: _______________________
– Responsabile struttura (nome e qualifica): _______________________
– Firma per approvazione: _______________________ Data: __________
12. Note finali
– Eventuali comunicazioni successive: ______________________________
– Contatto per emergenze durante l’attività: _______________________