Si tratta di un insieme di regole interne che disciplinano l’uso delle vetture fornite dall’azienda, definendo chi può usarle, per quali finalità, in quali orari e con quali limiti. Lo scopo è chiarire responsabilità e obblighi (manutenzione, rifornimento, segnalazione di incidenti), garantire la sicurezza e la conformità alle norme assicurative e fiscali, prevenire abusi e ottimizzare i costi aziendali, prevedendo eventuali sanzioni o restrizioni in caso di violazioni.
Indice
Come scrivere una Regolamento utilizzo auto aziendale
Il regolamento per l’utilizzo delle auto aziendali deve descrivere in modo chiaro e completo il campo di applicazione e i soggetti interessati, indicando chi può usufruire del veicolo (dipendenti, dirigenti, collaboratori esterni), le tipologie di assegnazione (auto di servizio assegnata in via continuativa, auto ad uso promiscuo, auto di cortesia o pool car) e i criteri per l’assegnazione, compresi eventuali requisiti minimi come età, anzianità, possesso e validità della patente, o patente professionale quando necessaria. Deve contenere la procedura amministrativa per la richiesta e l’assegnazione dell’automezzo, la documentazione da fornire al momento della consegna, il verbale di consegna con l’elenco dello stato del veicolo e degli accessori, nonché le modalità e i termini per la riconsegna alla cessazione del rapporto di lavoro o alla richiesta dell’azienda. È importante precisare le condizioni d’uso ammesse, distinguendo l’utilizzo per finalità lavorative da quello per uso privato, eventuali limiti di chilometraggio per l’uso personale, le politiche relative al trasporto di familiari o terzi e le eventuali restrizioni geografiche (esclusione o autorizzazione per viaggi all’estero).
Il regolamento deve disciplinare la responsabilità e la gestione delle infrazioni, specificando chi è tenuto al pagamento di multe, sanzioni amministrative e oneri accessori, le procedure in caso di contestazione (ad esempio possibilità di indicare il conducente), e le conseguenze disciplinari in caso di violazioni o uso improprio del veicolo. Devono essere chiarite le responsabilità in caso di incidente, con l’indicazione dell’obbligo di attivare immediatamente la copertura assicurativa aziendale, di compilare il modulo di constatazione amichevole se del caso, di informare il responsabile della flotta e di cooperare con le autorità. Vanno indicati anche eventuali massimali e franchigie dell’assicurazione e la politica aziendale in caso di danni riconducibili a negligente o doloso comportamento del conducente, compresa la possibilità di recupero dei costi a carico del dipendente.
La parte tecnica del regolamento dovrebbe descrivere gli obblighi di manutenzione ordinaria e straordinaria, le modalità di segnalazione dei guasti, i centri di assistenza autorizzati o le officine convenzionate, la procedura per la chiamata di soccorso stradale e la fornitura di auto sostitutiva quando prevista. È essenziale regolare l’utilizzo e la gestione di carte carburante, sistemi di pagamento per pedaggi e parcheggi, con limiti di spesa, tipologie di spesa consentite e modalità di rendicontazione; occorre chiarire quali costi sono rimborsabili a piè di lista o tramite indennità chilometrica, specificando il trattamento fiscale dei benefici in natura e le implicazioni ai fini previdenziali e fiscali (ad esempio contabilizzazione del fringe benefit).
Devono essere previste norme comportamentali finalizzate alla sicurezza stradale e al rispetto della normativa vigente: obbligo di guida prudente, divieto di guida sotto l’effetto di alcol o sostanze stupefacenti, obbligo di utilizzo delle cinture di sicurezza, divieti di fumare nel veicolo aziendale se previsto, limitazioni all’uso del telefono cellulare e prescrizioni su dispositivi vivavoce. È opportuno includere l’obbligo di comunicare tempestivamente variazioni dello stato della patente, sospensioni, punti decurtati, nonché eventi rilevanti di salute che possano compromettere la guida.
La disciplina relativa al monitoraggio e al trattamento dei dati raccolti tramite sistemi telematici o GPS deve rispettare la normativa sulla protezione dei dati personali; il regolamento dovrebbe spiegare quali dati vengono raccolti, finalità del monitoraggio (sicurezza, logistica, controllo consumi), modalità di conservazione, tempi di conservazione, soggetti che possono accedervi, misure di minimizzazione e i diritti degli interessati, nonché ottenere eventuali informative o consensi richiesti. Vanno inoltre previste clausole per la riservatezza e l’utilizzo delle immagini se sono installate videocamere a bordo.
Aspetti organizzativi e procedurali devono stabilire le responsabilità del fleet manager o del referente aziendale, le modalità di prenotazione e riconsegna per le vetture in pool, la tenuta di registri di bordo o sistemi di rendicontazione dei chilometri e delle missioni, nonché le verifiche periodiche sullo stato dei mezzi. Il regolamento può prevedere obblighi formativi per i conducenti su temi di sicurezza, guida ecocompatibile ed efficienza nei consumi, nonché incentivi o sanzioni legati al rispetto delle politiche ambientali aziendali.
Infine, la parte relativa alla governance deve indicare il quadro normativo di riferimento, il processo di aggiornamento del regolamento, le modalità di comunicazione ai dipendenti e di acquisizione dell’adesione o della firma di presa visione, le procedure di gestione dei reclami e delle contestazioni, e le conseguenze della violazione delle regole, sia in termini disciplinari sia in termini di responsabilità economica. Tutto il regolamento deve essere coerente con i contratti collettivi applicabili, con la normativa sulla sicurezza sul lavoro e con le disposizioni fiscali vigenti, prevedendo, se del caso, l’informazione o la consultazione delle rappresentanze sindacali.
Esempio Regolamento utilizzo auto aziendale
REGOLAMENTO PER L’UTILIZZO DELL’AUTOVETTURA AZIENDALE
Premessa
La presente disciplina regola l’assegnazione e l’utilizzo delle autovetture in proprietà o in uso all’azienda _____________, in conformità alle normative vigenti e alle direttive aziendali.
Art. 1 – Finalità e ambito di applicazione
1. Il presente Regolamento si applica a tutte le autovetture aziendali e ai soggetti cui tali autovetture sono assegnate per servizio o in uso promiscuo: Azienda: _____________; Sede legale: _____________; Data di approvazione: _____________.
Art. 2 – Tipologie di assegnazione
1. Le autovetture possono essere assegnate nelle seguenti tipologie:
a) Uso esclusivamente aziendale;
b) Uso promiscuo (aziendale e privato);
c) Uso temporaneo/di servizio.
2. Per ciascuna assegnazione devono essere indicati: Veicolo (Marca/Modello): _____________; Targa: _____________; Telaio/VIN: _____________; Tipo di assegnazione: _____________; Data inizio assegnazione: _____________; Data fine assegnazione (se prevista): _____________.
Art. 3 – Requisiti per l’assegnazione
1. L’assegnazione avviene previa autorizzazione scritta del Responsabile: Nome Responsabile: _____________.
2. Il conducente assegnatario deve possedere: Nome e Cognome: _____________; Matricola/ID dipendente: _____________; Patente n.: _____________ (categoria: _____________), in corso di validità; Certificazioni sanitarie (se richieste): _____________.
Art. 4 – Uso consentito e divieti
1. L’autovettura è utilizzabile esclusivamente per finalità aziendali salvo diversa autorizzazione scritta per uso promiscuo.
2. È vietato:
a) Usare il veicolo per attività illecite o non autorizzate;
b) Cedere il veicolo a terzi non previamente autorizzati dall’azienda;
c) Trasportare persone o merci incompatibili con la destinazione d’uso;
d) Usare il veicolo sotto l’effetto di sostanze alcoliche o stupefacenti.
3. Eventuali eccezioni devono essere autorizzate per iscritto da: _____________.
Art. 5 – Conducenti autorizzati
1. Possono guidare il veicolo soltanto i conducenti espressamente autorizzati dall’azienda: Elenco conducenti autorizzati: _____________.
2. L’eventuale uso da parte di altri soggetti necessita di autorizzazione preventiva: Autorizzazioni speciali rilasciate da: _____________.
Art. 6 – Documentazione a bordo e obblighi del conducente
1. È obbligatorio conservare a bordo: Libretto di circolazione; Certificato assicurazione (polizza n.: _____________); Documenti di viaggio; Carta Servizio/Fuel card n.: _____________.
2. Il conducente è tenuto a:
a) Effettuare controlli giornalieri di sicurezza;
b) Segnalare tempestivamente al Responsabile eventuali anomalie, danni o guasti a: _____________;
c) Compilare il Foglio corsa/diario di bordo con le informazioni: Data, Autista, Partenza, Destinazione, Km iniziali, Km finali, Motivo viaggio, Firma; Modulo: _____________.
Art. 7 – Manutenzione e interventi tecnici
1. La manutenzione ordinaria e straordinaria è a carico dell’azienda; officina convenzionata: _____________; Modalità di prenotazione interventi: _____________.
2. Il conducente deve comunicare immediatamente guasti o anomalie a: _____________.
3. In caso di interventi urgenti il conducente deve richiedere autorizzazione a: _____________.
Art. 8 – Carburante e pedaggi
1. L’approvvigionamento carburante avviene tramite: Fuel card (n.: _____________) / Rimborso spese previa documentazione.
2. Pedaggi autostradali, parcheggi e spese di viaggio aziendali saranno rimborsati secondo le modalità: _____________.
3. Spese per uso privato del veicolo sono regolate come segue: _____________.
Art. 9 – Assicurazione e sinistri
1. Polizza assicurativa: Compagnia: _____________; Numero polizza: _____________; Massimali: _____________; Franchigia/deducibile: _____________.
2. In caso di sinistro il conducente deve:
a) Mettere in sicurezza sé stesso e gli eventuali passeggeri;
b) Seguire le procedure di rilevazione del sinistro (constatazione amichevole CID) e inviare copia a: _____________ entro: _____________ ore;
c) Non riconoscere colpe o firmare documenti non concordati.
3. Segnalazione immediata al Responsabile sicurezza: _____________.
Art. 10 – Violazioni, multe e responsabilità
1. Le infrazioni al Codice della Strada e relative multe sono di norma a carico del conducente responsabile: Modalità di addebito: _____________.
2. L’azienda si riserva il diritto di addebitare al dipendente i costi derivanti da danni causati per negligenza o inosservanza del Regolamento, nei limiti previsti dalla legge: Soglia di addebito: _____________.
3. In caso di comportamento reiterato o di grave violazione il veicolo può essere ritirato e l’assegnazione revocata.
Art. 11 – Uso privato e fringe benefit
1. Le condizioni per l’uso privato sono: Permesso: Sì/No _____________; Corrispettivo mensile/tassazione a carico del dipendente: _____________.
2. Modalità di conteggio dei chilometri privati e aziendali: _____________.
Art. 12 – Restituzione del veicolo
1. Alla cessazione del rapporto di lavoro o al termine dell’assegnazione il veicolo deve essere restituito in buono stato alla: Sede: _____________; Data prevista di riconsegna: _____________.
2. Documentazione da riconsegnare: Libretto, Chiavi, Fuel card, Documenti di bordo, Eventuali accessori affidati (elenco): _____________.
3. Valutazione stato veicolo e eventuali addebiti per danni: Procedura: _____________.
Art. 13 – Tracciamento e trattamento dati
1. L’azienda può utilizzare sistemi di localizzazione e monitoraggio per finalità gestionali e di sicurezza: Tipologia sistema: _____________; Finalità: _____________.
2. Il trattamento dei dati avverrà nel rispetto della normativa privacy vigente; Responsabile del trattamento: _____________. Durata conservazione dati: _____________.
Art. 14 – Formazione e informazione
1. L’azienda provvede alla formazione obbligatoria e informazione sui rischi connessi all’uso del veicolo e alla sicurezza stradale: Programma formativo: _____________; Frequenza: _____________.
2. Il conducente è tenuto a partecipare a sessioni di aggiornamento quando richieste.
Art. 15 – Controlli e verifiche
1. L’azienda effettua verifiche periodiche sul rispetto del Regolamento, sulla manutenzione e sull’utilizzo del parco autoveicoli: Responsabile controlli: _____________; Frequenza controlli: _____________.
2. Eventuali controlli dei dispositivi di bordo (tachigrafo, computer di bordo, ecc.) saranno effettuati secondo la normativa vigente.
Art. 16 – Sanzioni disciplinari
1. Le violazioni al presente Regolamento costituiscono inadempimento disciplinare e possono comportare l’applicazione di sanzioni secondo il Contratto Collettivo e il Codice disciplinare aziendale: Riferimenti contrattuali: _____________.
2. Tipologie di sanzioni e relative procedura: _____________.
Art. 17 – Disposizioni finali
1. Per quanto non esplicitamente previsto si rimanda alla normativa nazionale vigente in materia di circolazione stradale, assicurazioni e rapporto di lavoro.
2. Il presente Regolamento entra in vigore in data: _____________.
Firma per presa visione e accettazione
Dichiaro di aver letto, compreso e accettato il presente Regolamento.
Firma del dipendente: ___________________________ Data: _____________
Nome e Cognome: _____________ Matricola: _____________
Firma per l’azienda: ___________________________ Data: _____________
Nome e Cognome: _____________ Ruolo: _____________