La presa in carico materiale è il momento in cui un ente, un’organizzazione o un responsabile riconosce formalmente di aver ricevuto e assunto la responsabilità di determinati beni o materiali. Questo processo serve a garantire la tracciabilità e la corretta gestione di oggetti, strumenti o risorse, certificando che siano stati effettivamente consegnati e che chi li riceve se ne assuma l’onere di custodirli, utilizzarli o eventualmente restituirli secondo le procedure previste. In pratica, rappresenta una tutela sia per chi consegna sia per chi riceve, perché documenta chiaramente il passaggio di responsabilità e lo stato dei materiali al momento della consegna.
Come scrivere una Presa in carico materiale
La presa in carico materiale è un documento fondamentale che attesta il passaggio di responsabilità e la ricezione effettiva di beni, strumenti o attrezzature da una parte all’altra, sia in ambito aziendale che nella pubblica amministrazione. Affinché risulti completa e valida, deve innanzitutto identificare in modo chiaro le parti coinvolte: chi cede il materiale e chi lo riceve, specificando nome, cognome, qualifica, eventuale numero di matricola o riferimenti aziendali. È essenziale che siano indicati anche i dati relativi all’ente, all’ufficio o al reparto di appartenenza di entrambe le parti.
La descrizione dettagliata dei materiali oggetto della presa in carico rappresenta il centro del documento. Ogni bene deve essere individuato con precisione attraverso la denominazione, la marca, il modello, il numero di serie o di inventario, la quantità e, se necessario, altre caratteristiche tecniche utili a distinguerlo da altri beni simili. Per alcuni tipi di materiali può essere fondamentale aggiungere anche lo stato di conservazione o eventuali annotazioni su difetti, usura o mancanze rilevate al momento della consegna. Queste informazioni servono a tutelare entrambe le parti e ad evitare contestazioni future.
La data e il luogo in cui avviene la presa in carico devono essere esplicitamente riportati per collocare temporalmente e geograficamente il passaggio di beni. Spesso, è richiesta anche la motivazione o la finalità della presa in carico, soprattutto se i materiali sono affidati per un uso specifico o temporaneo, come nel caso di trasferte, lavori presso terzi o manutenzioni.
Un altro elemento imprescindibile riguarda la firma delle parti coinvolte. Entrambe devono sottoscrivere il documento, confermando la correttezza delle informazioni e l’avvenuta consegna e ricezione dei beni. In alcuni casi può essere prevista anche la firma di un responsabile superiore o di un testimone.
Infine, la presa in carico materiale può includere riferimenti a eventuali regolamenti interni, condizioni d’uso dei beni, obblighi di restituzione, responsabilità in caso di danni o smarrimenti, e istruzioni sulle modalità di restituzione o trasferimento successivo dei materiali. Tutte queste informazioni contribuiscono a delineare chiaramente i doveri e i diritti delle parti per tutta la durata dell’affidamento del materiale.
Esempio Presa in carico materiale
DICHIARAZIONE DI PRESA IN CARICO MATERIALE
Il sottoscritto/a ____, nato/a a _ il //, residente in __, codice fiscale __, in qualità di ___,
prende in carico il seguente materiale:
| Descrizione Materiale | Quantità | Marca/Modello | Matricola/Numero di Serie | Stato del Materiale | Note |
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Il materiale sopra descritto viene preso in carico in data ____________ presso __, a seguito di consegna effettuata da __.
Il sottoscritto si impegna a custodire e utilizzare il materiale nel rispetto delle norme vigenti e delle disposizioni interne, restituendolo integro al termine dell’utilizzo o su richiesta dell’Ente.
Luogo e data:
Firma del consegnatario: ___
Firma del consegnante: ____