La liberatoria per l’utilizzo delle immagini è un documento con cui la persona ritratta (o chi ne esercita la potestà) autorizza chi scatta o detiene la foto o il video a usarli in determinati modi, specificando ambito, durata e scopi dell’utilizzo (editoriale, promozionale, pubblicitario, ecc.). Serve a evitare controversie legali chiarendo diritti e limiti d’uso, a tutelare chi pubblica il materiale e a dimostrare il consenso dell’interessato, requisito spesso richiesto da editori, agenzie e piattaforme. Solitamente contiene l’identificazione delle parti, la descrizione del materiale, eventuali compensi e clausole sulla cessione o licenza dei diritti; per i minori è necessaria la firma di un genitore o tutore e va tenuto conto delle norme sulla protezione dei dati personali (GDPR).
Come scrivere una Liberatoria utilizzo immagini
Per redigere una liberatoria per l’utilizzo di immagini in modo completo e solido occorre inserire nel testo tutte le informazioni che consentano di comprendere chi concede il consenso, chi riceve i diritti d’uso, quali immagini sono coinvolte, per quali finalità e per quanto tempo, oltre a specificare i limiti e le garanzie. La liberatoria deve innanzitutto identificare chiaramente la persona ritratta (nome e cognome completi, luogo e data di nascita, indirizzo o altro recapito utile) e, se del caso, il genitore o tutore legale quando il soggetto è minorenne, con indicazione del rapporto di tutela e dei dati anagrafici del firmatario. È utile indicare anche un documento di identità e un recapito telefonico o e‑mail per evitare contestazioni sull’identità del dichiarante. Devono essere chiaramente individuate le parti contraenti: il soggetto ritratto (o il suo rappresentante) e il soggetto che acquisisce il diritto di utilizzo (fotografo, agenzia, società committente), con i riferimenti completi di ciascuna parte.
La liberatoria deve descrivere con precisione le immagini oggetto del rilascio: la data e il luogo dello scatto, la sessione o il progetto a cui appartengono, eventuali numeri o riferimenti dei file/archivio, e una formula che includa anche eventuali riproduzioni, estratti, montaggi, derivati e materiali multimediali realizzati a partire da quelle immagini. Va specificato il tipo di utilizzo consentito: editoriali, commerciali, promozionali, pubblicità, stampa, web, social media, materiale interno, esposizioni, ecc.; più la descrizione è precisa, meno spazio resta a interpretazioni divergenti. Occorre indicare il territorio di utilizzazione (nazionale, comunitario, mondiale) e la durata della licenza (limitata nel tempo o perpetua), nonché la natura della licenza concessa (non esclusiva o esclusiva) e se la parte licenziataria ha diritto a sublicenziare o trasferire i diritti a terzi.
Deve essere chiarito lo status del diritto d’autore: la liberatoria non necessariamente trasferisce la proprietà del copyright dell’immagine (che in genere resta all’autore/photographer salvo diversa pattuizione), ma costituisce una concessione di diritti d’uso secondo termini definiti; se si intende trasferire il copyright o concedere diritti esclusivi ciò deve essere esplicitato. Il documento dovrebbe prevedere espressamente la possibilità di modificare, ritagliare, adattare, combinare le immagini con altri contenuti e di utilizzare immagini alterate o montate, indicando se tali modifiche richiedono ulteriori autorizzazioni. È opportuno inserire una clausola che vieti usi lesivi dell’immagine o contrari alla dignità della persona (ad esempio utilizzi diffamatori, pornografici o discriminatori) o, se si consente un utilizzo ampio, almeno una dichiarazione che l’autorizzazione non sarà utilizzata per fini che ledano la reputazione del soggetto.
Dal punto di vista economico la liberatoria deve specificare se è previsto un compenso per l’utilizzo e, in caso affermativo, l’ammontare, le modalità di pagamento e se quel compenso è a titolo di esclusiva o a saldo per usi futuri. Se non è previsto pagamento va comunque indicato esplicitamente che il consenso è dato gratuitamente, salvo diverso accordo. È consigliabile inserire una clausola di indennizzo nella quale il soggetto autorizzante dichiari di non avere diritti di terzi che possano impedire l’uso e si impegni a non avanzare rivendicazioni, o viceversa la parte che utilizza si impegna a tenere indenne l’autore in caso di reclami di terzi, secondo gli equilibri contrattuali desiderati.
Va inclusa una parte specifica per la protezione dei dati personali conforme al GDPR e alla normativa italiana: indicazione del titolare del trattamento, finalità del trattamento (connesse alla conservazione, all’uso e alla pubblicazione delle immagini), base giuridica del trattamento (consenso dell’interessato), periodo di conservazione o criteri per determinarlo, diritti dell’interessato (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione, portabilità) e modalità per esercitarli (contatti del responsabile/DPO). Se sono previste cessioni a terzi o trasferimenti internazionali dei dati, questo deve essere dichiarato e regolato. Per categorie particolari di dati (per es. immagini con finalità mediche o che rivelano orientamenti politici, religiosi ecc.) si richiede un consenso esplicito e informato secondo le regole specifiche del GDPR.
La liberatoria deve contenere una dichiarazione esplicita di consenso libero, informato, specifico ed inequivocabile, con una frase che affermi che il firmatario è stato informato delle finalità e delle modalità di utilizzo e che acconsente senza riserve. È buona prassi prevedere una clausola che regoli la revoca del consenso: ricordando che, ai sensi del GDPR, la revoca è possibile ma non rende illegittimo il trattamento effettuato in precedenza; se si intende consentire una revoca contrattuale si dovranno stabilire le conseguenze pratiche sulla rimozione delle immagini e sull’eventuale indennizzo. Per i minori va esplicitato l’età del bambino, la qualifica del firmatario come genitore o tutore, e che il consenso si riferisce all’uso previsto; alcuni contesti commerciali richiedono specifiche garanzie aggiuntive.
Per maggiore certezza la liberatoria dovrebbe prevedere firma e data del soggetto autorizzante (o del genitore/tutore), la firma del rappresentante della parte utilizzatrice, e l’indicazione del luogo di sottoscrizione. È utile prevedere anche la possibilità di allegare al contratto copia del documento d’identità del firmatario e riferimenti del fotografo o dell’agenzia che detiene i file originali. Si possono aggiungere clausole accessorie come l’obbligo di attribuzione credit al fotografo quando richiesto, i limiti alle modifiche sostanziali dell’immagine che alterino l’identità del soggetto, e la disciplina della legge applicabile e della giurisdizione competente in caso di controversie.
Infine, il linguaggio deve essere chiaro e comprensibile: una liberatoria efficace non è quella piena di formule vaghe, ma quella che dettaglia con precisione i diritti concessi, i limiti, le finalità e i diritti del soggetto ritratto. Trattandosi di materie che intrecciano diritto d’autore, responsabilità civile e protezione dei dati personali, è consigliabile far redigere o revisionare la liberatoria da un professionista legale per adeguarla al caso concreto e alla normativa vigente, poiché alcune clausole possono avere limiti di efficacia (per esempio i diritti morali dell’autore tutelati dal diritto d’autore italiano non sono sempre completamente derogabili).
Esempio Liberatoria utilizzo immagini
LIBERATORIA PER L’UTILIZZO DI IMMAGINI (MODEL RELEASE)
Tra:
Nome/Ragione sociale del Titolare dei diritti / Fotografo / Produttore: _____________
Indirizzo: _____________
Codice fiscale / Partita IVA: _____________
Telefono / Email: _____________
E
Nome e cognome del/la Rappresentato/a (Modello/a): _____________
Data di nascita: _____________
Luogo di nascita: _____________
Indirizzo: _____________
Documento d’identità (tipo e numero): _____________
Telefono / Email: _____________
1. Oggetto
Il/la Sottoscritto/a autorizza il Titolare sopra indicato a realizzare e ad utilizzare fotografie, riprese video e qualsiasi altro materiale visivo o audiovisivo (“Immagini”) raffigurante il/la medesimo/a relative a: _____________ (descrizione del servizio/attività/progetto) e specificamente: _____________ (luogo, data, evento).
2. Concessione dei diritti
Il/la Sottoscritto/a concede al Titolare il diritto non esclusivo/esclusivo (barrare e specificare) _____________ di riprodurre, pubblicare, comunicare al pubblico, distribuire, esporre, trasmettere, adattare, modificare e creare opere derivate dalle Immagini, nonché di concedere tali diritti a terzi, per i seguenti scopi: _____________ (es. uso commerciale, promozionale, editoriale, archivio, ecc.). Ambito territoriale: _____________. Durata dell’utilizzo: _____________. Compenso pattuito: _____________.
3. Modalità di utilizzo e modifiche
Il/la Sottoscritto/a autorizza espressamente ritocchi, adattamenti, montaggi e altre modifiche delle Immagini e prende atto che tali interventi non richiedono ulteriori consensi o compensi, fatta salva diversa pattuizione scritta: _____________.
4. Dichiarazioni e garanzie
Il/la Sottoscritto/a dichiara di essere la persona ritratta e di avere pieno diritto di concedere la presente autorizzazione; dichiara altresì che l’utilizzo delle Immagini come previsto nella presente liberatoria non violerà diritti di terzi e solleva il Titolare da ogni responsabilità, reclamo o richiesta di risarcimento da parte di terzi derivante dall’uso delle Immagini. Eventuali diritti di terzi relativi alle Immagini sono stati da lui/lei previamente acquisiti e non gravano sul Titolare, salvo diversa indicazione: _____________.
5. Trattamento dei dati personali
Il/la Sottoscritto/a autorizza il trattamento dei propri dati personali e delle Immagini per le finalità indicate nella presente liberatoria, nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. L’Informativa privacy è stata ricevuta e presa visione: Sì/No _____________. Eventuali limitazioni al trattamento: _____________.
6. Liberatoria e manleva
Il/la Sottoscritto/a manleva il Titolare e i suoi legittimi aventi causa da qualsiasi responsabilità, richiesta, azione, perdita o danno derivante dall’uso delle Immagini nei limiti della presente autorizzazione.
7. Minorenni
Se il soggetto ritratto è minorenne indicare dati del genitore/tutore:
Nome e cognome del genitore/tutore: _____________
Grado di parentela: _____________
Documento d’identità (tipo e numero): _____________
Indirizzo: _____________
Il genitore/tutore autorizza l’utilizzo delle Immagini secondo i termini sopra indicati: Sì/No _____________.
8. Durata e revoca
La presente autorizzazione è concessa per la durata indicata al punto 2, salvo diverso accordo scritto. La revoca, ove prevista dalla legge, dovrà essere comunicata per iscritto e potrà avere effetto secondo quanto previsto dalla normativa applicabile: modalità di revoca concordata: _____________.
9. Legge applicabile e foro competente
La presente liberatoria è regolata dalla legge: _____________. Foro competente: _____________.
10. Varie
Eventuali pattuizioni aggiuntive: _____________.
Luogo: _____________
Data: _____________
Firma del/la Sottoscritto/a (Modello/a): ____________________________
Firma del Titolare / Fotografo / Produttore: ____________________________
Firma del genitore/tutore (se minorenne): ____________________________
Testimone (facoltativo) – Nome, documento, firma: _____________ / _____________ / ____________________________