Si tratta di un contratto che regola l’utilizzo temporaneo di spazi fisici (come uffici, sale eventi, aule, laboratori) e dei servizi correlati (pulizia, reception, accesso a reti e attrezzature), definendo diritti e obblighi delle parti: durata, modalità di accesso, corrispettivi, responsabilità per danni, norme di sicurezza e condizioni di cancellazione. Serve a chiarire cosa è consentito fare nello spazio, chi risponde per eventuali danni o incidenti, come vengono forniti e fatturati i servizi accessori e quali sono le conseguenze in caso di inadempimento, riducendo così il rischio di controversie e garantendo il rispetto delle regole operative e normativi.
Indice
Come scrivere una Contratto utilizzo spazi e servizi
Il contratto deve identificare con precisione le parti contraenti, includendo ragione sociale, forma giuridica, sede legale, eventuale numero di iscrizione al registro delle imprese, codice fiscale e partita IVA, insieme ai dati delle persone che sottoscrivono per conto delle parti e alla loro rappresentanza e poteri. Deve definire con chiarezza l’oggetto: una descrizione dettagliata degli spazi oggetto dell’utilizzo (indirizzo, piano, metratura, planimetria o riferimento a un allegato), delle eventuali aree comuni, locali tecnici o parcheggi, nonché l’elenco e la descrizione dei servizi forniti (pulizia, reception, sicurezza, connessione internet, energia, riscaldamento/raffrescamento, assistenza tecnica, servizi di catering o logistica) e il livello di servizio atteso, con tempi di intervento e indicatori di qualità ove applicabili. È fondamentale indicare la durata del contratto, la data di inizio e fine, eventuali condizioni per il rinnovo automatico o tacito rinnovo e le modalità di comunicazione per il recesso; vanno disciplinate le fasce orarie di utilizzo, eventuali limitazioni temporali o giornaliere, regole per accessi straordinari e per l’utilizzo notturno o nei giorni festivi. La disciplina economica deve comprendere il canone o corrispettivo, la periodicità di fatturazione, modalità e coordinate per il pagamento, eventuali cauzioni o depositi e le condizioni per la loro restituzione, i criteri per l’adeguamento dei prezzi (indice di riferimento, clausole di indicizzazione, revisione periodica), l’indicazione di imposte e oneri a carico delle parti, sanzioni per ritardi nei pagamenti, interessi di mora e spese di recupero crediti. Devono essere previste procedure di consegna e riconsegna degli spazi, con verbale di presa in consegna e di rilascio, inventario degli arredi e delle dotazioni, e regole sullo stato in cui gli spazi devono essere restituiti, comprensive di responsabilità per danni oltre il naturale deterioramento.
Il contratto deve disciplinare diritti e obblighi delle parti relativamente all’uso degli spazi e dei servizi: attività consentite e vietate, limiti di capienza e sicurezza, divieto di sublocazione o cessione del contratto salvo diversa pattuizione, obblighi di manutenzione ordinaria a carico dell’utilizzatore e di manutenzione straordinaria a carico del concedente, nonché la responsabilità per danni a persone o cose. Devono essere precisate le norme di sicurezza, gli adempimenti relativi agli impianti (certificazioni, verifiche periodiche, conformità alla normativa antincendio e alle norme igienico-sanitarie), l’obbligo dell’utilizzatore di rispettare regolamenti condominiali o interni e di collaborare alle attività di prevenzione; è opportuno inserire piani di emergenza ed evacuazione, nominativi e numeri di emergenza, e le procedure per l’accesso ai locali da parte di personale di manutenzione e forze dell’ordine. Le parti dovrebbero concordare obblighi assicurativi, specificando polizze richieste per responsabilità civile verso terzi e per danni ai locali, massimali minimi, obbligo di produzione di certificati assicurativi e facoltà del concedente di richiedere copia aggiornata delle polizze.
La disciplina della responsabilità e delle garanzie deve prevedere limiti e esclusioni, eventuali franchigie, l’onere di manlevare e tenere indenne la controparte da rivendicazioni di terzi, nonché le conseguenze per inadempimento: termini di messa in mora, possibilità di risoluzione per grave inadempimento, penali concordate e procedure transitorie per la riparazione dell’inadempimento. Clausole di forza maggiore devono definire eventi esimenti e conseguenze operative (sospensione degli obblighi, riduzione dei corrispettivi, diritto di recesso). Occorre regolare anche la gestione di modifiche dei locali e delle installazioni tecnologiche, stabilendo autorizzazioni preventive, obblighi di ripristino, e la proprietà di migliorie e impianti.
Devono essere previsti aspetti relativi al trattamento dei dati personali qualora il contratto comporti raccolta o gestione di dati di clienti, utenti o dipendenti: indicazione delle finalità del trattamento, basi giuridiche, soggetti autorizzati o responsabili esterni, misure di sicurezza adottate, tempi di conservazione, diritti degli interessati e modalità per esercitarli, nonché obbligo di conformità al GDPR e indicazione del riferimento a eventuale incaricato alla protezione dei dati. Clausole di riservatezza possono proteggere informazioni confidenziali scambiate nell’esecuzione del contratto, prevedendo durata dell’obbligo, ambito della riservatezza e rimedi per la violazione.
Va disciplinata la gestione dei conflitti e le regole per le comunicazioni tra le parti, specificando modalità e indirizzi per le notifiche (PEC, raccomandata, email certificata), i tempi di ricezione e le conseguenze delle comunicazioni formali. Infine, il contratto deve indicare la legge applicabile, il foro competente o procedure alternative di risoluzione delle controversie (mediazione, arbitrato), prevedere la divisibilità delle clausole in caso di nullità parziale, le modalità per la modifica del contratto e la validità degli allegati che devono essere richiamati espressamente e costituire parte integrante dell’accordo. Allegati tecnici, planimetrie, inventari, listini prezzi, piani di manutenzione, SLA e certificazioni vanno elencati e integrati nel corpo del contratto, e la sottoscrizione delle parti insieme alla data e ai recapiti conclude il documento assicurando la prova dell’accordo.
Esempio Contratto utilizzo spazi e servizi
CONTRATTO DI UTILIZZO DI SPAZI E SERVIZI
Tra
1) ______________________________, con sede legale in ______________________________, codice fiscale/partita IVA ______________________________, rappresentata da ______________________________ in qualità di ______________________________ (di seguito “Fornitore”);
e
2) ______________________________, con sede/residenza in ______________________________, codice fiscale/partita IVA (se applicabile) ______________________________, rappresentata da ______________________________ in qualità di ______________________________ (di seguito “Utilizzatore”).
Premesso che
– Il Fornitore è proprietario/gestore degli spazi ubicati in ______________________________ (di seguito “Spazi”) e offre i servizi descritti nel presente contratto;
– L’Utilizzatore intende utilizzare i suddetti Spazi e usufruire dei servizi offerti alle condizioni di seguito specificate;
si conviene quanto segue.
Art. 1 – Oggetto
1.1 Il Fornitore concede all’Utilizzatore l’uso dei seguenti Spazi: ______________________________ (descrizione dettagliata: locali, metraggi, numeri delle stanze, ecc.).
1.2 Il Fornitore fornisce i seguenti servizi aggiuntivi: ______________________________ (es. connessione internet, reception, pulizie, sicurezza, servizi di segreteria, servizio catering, ecc.).
Art. 2 – Durata
2.1 Il presente contratto ha durata dal giorno ______________________________ al giorno ______________________________, salvo rinnovo o risoluzione anticipata nei termini del presente contratto.
2.2 Eventuali proroghe dovranno essere concordate per iscritto tra le parti almeno ______________________________ giorni prima della scadenza.
Art. 3 – Orari di utilizzo e accesso
3.1 L’accesso agli Spazi è consentito nei seguenti giorni e orari: ______________________________.
3.2 L’utilizzo al di fuori degli orari indicati è soggetto a preventiva autorizzazione scritta del Fornitore e potrà comportare costi aggiuntivi: ______________________________.
Art. 4 – Corrispettivi e modalità di pagamento
4.1 In cambio dell’utilizzo degli Spazi e dei servizi, l’Utilizzatore corrisponderà al Fornitore l’importo di € ______________________________ (euro ______________________________) comprensivo/esclusivo di IVA.
4.2 Le modalità di pagamento sono: ______________________________ (es. bonifico bancario, carta, contanti) alle seguenti coordinate: IBAN ______________________________, intestato a ______________________________.
4.3 Eventuali costi per servizi extra saranno fatturati separatamente e dovranno essere pagati entro ______________________________ giorni dalla data fattura.
4.4 In caso di ritardato pagamento si applicheranno interessi di mora pari a ______________________________ % annuo e una penale di € ______________________________ per ogni sollecito.
Art. 5 – Deposito cauzionale
5.1 Alla sottoscrizione del presente contratto l’Utilizzatore versa un deposito cauzionale di € ______________________________, a garanzia dell’adempimento degli obblighi contrattuali.
5.2 Il deposito sarà restituito entro ______________________________ giorni dalla cessazione del contratto, salvo trattenute per danni, morosità o altri addebiti giustificati.
Art. 6 – Obblighi dell’Utilizzatore
6.1 L’Utilizzatore si impegna a utilizzare gli Spazi in conformità alla loro destinazione, a rispettare il regolamento interno e le istruzioni del Fornitore.
6.2 È vietato effettuare modifiche strutturali agli Spazi senza preventiva autorizzazione scritta del Fornitore.
6.3 L’Utilizzatore è responsabile dei propri ospiti e del rispetto delle norme di sicurezza e ordine pubblico durante l’utilizzo.
6.4 L’Utilizzatore si impegna a mantenere gli Spazi puliti e in buono stato, e a segnalare tempestivamente eventuali danni.
Art. 7 – Obblighi del Fornitore
7.1 Il Fornitore garantisce la disponibilità degli Spazi e l’erogazione dei servizi come descritti nel presente contratto.
7.2 Il Fornitore si impegna a mantenere gli impianti e le attrezzature in condizioni di sicurezza e funzionalità, salvo interventi di manutenzione programmata di cui darà comunicazione con congruo preavviso.
Art. 8 – Manutenzione e riparazioni
8.1 Le riparazioni ordinarie sono a carico del Fornitore, salvo i danni causati dall’uso improprio dell’Utilizzatore che saranno addebitati a quest’ultimo.
8.2 Le eventuali riparazioni straordinarie necessarie per consentire la prosecuzione del servizio saranno comunicate e gestite secondo le modalità concordate tra le parti.
Art. 9 – Assicurazioni e responsabilità
9.1 L’Utilizzatore è tenuto a stipulare adeguata polizza assicurativa per la responsabilità civile verso terzi per i danni derivanti dalla propria attività negli Spazi, con massimale minimo di € ______________________________.
9.2 Il Fornitore non sarà responsabile per danni diretti o indiretti subiti dall’Utilizzatore o da terzi, salvo i casi di dolo o colpa grave imputabili al Fornitore.
9.3 L’Utilizzatore solleva il Fornitore da qualsiasi responsabilità per furti, smarrimenti o danni ai beni dell’Utilizzatore non imputabili a negligenza grave del Fornitore.
Art. 10 – Divieti e sicurezza
10.1 È vietato introdurre o utilizzare apparecchiature pericolose, sostanze infiammabili, esplosive o comunque vietate dalla legge.
10.2 L’Utilizzatore dovrà rispettare le norme di sicurezza, antincendio e i regolamenti sanitari vigenti, nonché le istruzioni del personale del Fornitore.
Art. 11 – Trattamento dati personali
11.1 Le parti si impegnano a trattare i dati personali scambiati in esecuzione del presente contratto conformemente alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
11.2 I dati potranno essere utilizzati per finalità amministrative, contabili e di gestione del rapporto contrattuale.
Art. 12 – Riservatezza
12.1 Le parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni confidenziali relative all’altra parte e all’attività svolta negli Spazi, per tutta la durata del contratto e per un periodo di ______________________________ anni successivi alla cessazione.
Art. 13 – Cessione e sublocazione
13.1 L’Utilizzatore non potrà cedere, subaffittare o concedere a terzi, in tutto o in parte, l’uso degli Spazi senza il previo consenso scritto del Fornitore, pena la risoluzione del contratto.
Art. 14 – Recesso e risoluzione
14.1 In caso di inadempimento di una delle parti, l’altra potrà intimare per iscritto l’adempimento entro un termine di ______________________________ giorni; decorso inutilmente tale termine, la parte adempiente potrà risolvere il contratto ai sensi di legge.
14.2 Il Fornitore può risolvere il contratto con preavviso di ______________________________ giorni se l’Utilizzatore arreca grave disturbo o utilizza gli Spazi in modo difforme dalla destinazione concordata.
14.3 In caso di recesso anticipato senza giusta causa da parte dell’Utilizzatore, quest’ultimo rimane obbligato al pagamento dei corrispettivi residui concordati fino alla scadenza contrattuale/termini di preavviso pari a ______________________________ giorni.
Art. 15 – Forza maggiore
15.1 Nessuna delle parti sarà ritenuta responsabile per l’inadempimento parziale o totale degli obblighi contrattuali se tale inadempimento è causato da eventi di forza maggiore, quali a titolo esemplificativo: epidemie, alluvioni, incendi, scioperi, provvedimenti dell’autorità pubblica, eventi naturali o altri fatti imprevedibili e inevitabili.
Art. 16 – Modifiche contrattuali
16.1 Qualsiasi modifica o integrazione al presente contratto dovrà essere redatta per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti.
Art. 17 – Controversie e legge applicabile
17.1 Il presente contratto è regolato dalla legge italiana.
17.2 Per ogni controversia derivante dall’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente contratto, le parti convengono la competenza esclusiva del Foro di ______________________________, salvo diverso accordo scritto.
Art. 18 – Comunicazioni
18.1 Ogni comunicazione inerente il presente contratto dovrà essere effettuata per iscritto ai seguenti indirizzi:
– Fornitore: ______________________________ (indirizzo, email, PEC, telefono)
– Utilizzatore: ______________________________ (indirizzo, email, PEC, telefono)
Art. 19 – Allegati
19.1 Sono parte integrante del presente contratto i seguenti allegati:
– Allegato A: Planimetria e descrizione dettagliata degli Spazi ______________________________
– Allegato B: Elenco e dettagli dei servizi forniti ______________________________
– Allegato C: Regolamento interno ______________________________
(altro allegato: ______________________________)
Firma delle parti
Luogo e data: ______________________________
Per il Fornitore
Nome e qualifica: ______________________________
Firma: ______________________________
Per l’Utilizzatore
Nome e qualifica: ______________________________
Firma: ______________________________
Ricevuta informativa ai sensi dell’art. 13 del Reg. UE 2016/679 (GDPR)
Conferma di aver ricevuto l’informativa: Firma ______________________________ Data ______________________________