La presa in carico delle attrezzature in azienda è il processo formale attraverso cui si registrano, verificano e si affidano determinate attrezzature a specifici responsabili o reparti all’interno dell’organizzazione. Questo passaggio è fondamentale per mantenere il controllo sul patrimonio aziendale, assicurare che ogni attrezzatura sia utilizzata correttamente e garantire la tracciabilità di ogni strumento o macchina. Inoltre, serve a stabilire chiaramente chi è responsabile di ciascuna attrezzatura, facilitando le attività di manutenzione, sicurezza e gestione degli eventuali malfunzionamenti o danni. In sintesi, la presa in carico permette una gestione ordinata ed efficiente delle risorse strumentali aziendali, riducendo il rischio di smarrimenti e ottimizzando la produttività.
Indice
Come scrivere una Presa in carico attrezzature in azienda
Una presa in carico delle attrezzature in azienda è un documento fondamentale che attesta il trasferimento della responsabilità di una o più attrezzature da una parte all’altra, solitamente dall’azienda a un dipendente, a un reparto specifico oppure a un fornitore per motivi di manutenzione. Questo documento deve innanzitutto identificare in modo univoco ciascuna attrezzatura coinvolta, attraverso il numero di matricola, il modello, la marca, la descrizione dettagliata e, se possibile, il numero di inventario interno dell’azienda. È importante che sia indicato anche lo stato d’uso dell’attrezzatura al momento della consegna, con eventuali annotazioni su difetti, usura o accessori presenti.
La presa in carico deve riportare i dati anagrafici completi della persona o dell’ente che riceve l’attrezzatura e di chi la consegna, includendo nomi, cognomi, qualifica o ruolo e, se rilevante, il reparto di appartenenza. Va specificata la data e l’ora della presa in carico, così da poter ricostruire senza ambiguità la successione degli eventi. Spesso, viene precisato anche l’uso previsto dell’attrezzatura, eventuali limiti o condizioni particolari per il suo utilizzo, le istruzioni di sicurezza da rispettare e la responsabilità della custodia e della corretta manutenzione fino alla riconsegna.
Nel documento devono essere inserite anche eventuali scadenze di restituzione, le modalità di gestione in caso di guasti o smarrimento, e le responsabilità legali ed economiche in capo al destinatario. Può essere opportuno inserire riferimenti a regolamenti aziendali, manuali d’uso o procedure operative a cui attenersi. Infine, la presa in carico si conclude con la firma della persona che riceve l’attrezzatura e di quella che la consegna, a riprova dell’avvenuto passaggio di consegne e dell’accettazione di quanto dichiarato nel documento. In alcuni casi, può essere allegata una copia di un documento di identità o ulteriori moduli di verifica, specialmente per attrezzature particolarmente costose o delicate. Tutte queste informazioni concorrono a garantire la tracciabilità, la sicurezza e la corretta gestione delle attrezzature aziendali nel tempo.
Esempio Presa in carico attrezzature in azienda
MODELLO DI PRESA IN CARICO ATTREZZATURE AZIENDALI
Azienda: _
Sede: ___
Data: / / __
DATI DEL DESTINATARIO
Nome e Cognome: __
Qualifica/Ruolo: __
Reparto/Ufficio: __
ELENCO ATTREZZATURE CONSEGNATE
| N° | Descrizione Attrezzatura | Marca/Modello | Matricola | Stato | Note |
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DOCUMENTI ALLEGATI
□ Manuale d’uso
□ Certificato di collaudo
□ Scheda manutenzione
□ Altro: ___
CONDIZIONI DI CONSEGNA
- Le attrezzature sopra elencate vengono consegnate in buono stato di funzionamento, salvo diversa indicazione nelle note.
- Il destinatario si impegna a utilizzare le attrezzature in conformità alle normative aziendali e alle istruzioni fornite.
- Il destinatario è responsabile della custodia e della corretta manutenzione ordinaria delle attrezzature affidate.
- Eventuali anomalie, guasti o smarrimenti devono essere tempestivamente comunicati al responsabile di reparto e/o all’ufficio tecnico.
DATA RESTITUZIONE (se prevista): / / __
FIRMA CONSEGNATARIO
FIRMA DESTINATARIO
Note aggiuntive:
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