La presa in carico merce da riparare è la procedura attraverso cui un’azienda o un laboratorio riceve un prodotto difettoso o guasto dal cliente per eseguire le necessarie riparazioni. Questo processo prevede la registrazione dettagliata della merce ricevuta, la verifica dello stato del prodotto e la raccolta delle informazioni relative al problema segnalato. Serve a garantire che ogni articolo venga tracciato correttamente durante tutto il ciclo di riparazione, a tutelare sia il cliente sia l’azienda da eventuali contestazioni, e a pianificare in modo efficiente le attività di assistenza tecnica, assicurando che la merce venga restituita funzionante e nelle condizioni concordate.
Indice
Come scrivere una Presa in carico merce da riparare
Una presa in carico merce da riparare è un documento fondamentale che attesta l’accettazione di un bene guasto da parte di un centro assistenza o di un’azienda che si occuperà della riparazione. Deve innanzitutto contenere i dati identificativi del cliente che consegna la merce, come nome, cognome, indirizzo, recapito telefonico e possibilmente anche indirizzo e-mail, in modo da garantire una comunicazione efficace durante tutto il processo di assistenza. Risulta altrettanto importante riportare i dati dell’azienda o del centro assistenza che prende in carico il prodotto, inclusi ragione sociale, indirizzo della sede e riferimenti per eventuali contatti successivi.
Il documento deve poi descrivere dettagliatamente la merce consegnata. Questa descrizione comprende la tipologia del bene, la marca, il modello, il numero di serie o altri eventuali codici identificativi che permettano di distinguere in modo univoco il prodotto da riparare. È utile specificare anche lo stato d’uso del bene al momento della consegna, annotando eventuali danni visibili, accessori inclusi (come cavi, batterie, alimentatori) e la presenza di imballaggi, per evitare contestazioni al momento della restituzione.
Un aspetto centrale è la descrizione del guasto o del problema segnalato dal cliente. Questa informazione deve essere il più possibile dettagliata, anche attraverso la trascrizione delle osservazioni del cliente e, se necessario, una breve valutazione tecnica preliminare da parte dell’addetto alla presa in carico. È consigliabile indicare se il prodotto è ancora in garanzia, allegando, se richiesto, la documentazione comprovante la validità della stessa, come lo scontrino o la fattura d’acquisto.
Il documento deve inoltre specificare la data di consegna della merce e assegnare un numero o un codice di riferimento alla pratica, così da consentire una facile rintracciabilità durante tutte le fasi di lavorazione e riconsegna. Fondamentale è la dichiarazione da parte del centro assistenza delle condizioni generali di accettazione, dove si precisano le responsabilità, le tempistiche indicative di intervento, le modalità di preventivo, i costi stimati se già disponibili, e le eventuali condizioni per la restituzione del bene non riparato.
In conclusione, la presa in carico viene firmata sia dal cliente sia dal personale del centro assistenza, con la consegna di una copia al cliente, che potrà così dimostrare di aver affidato il bene in custodia e che potrà utilizzarla come riferimento per qualsiasi comunicazione futura o per il ritiro della merce riparata o non riparata.
Esempio Presa in carico merce da riparare
Modello di Presa in Carico Merce da Riparare
Dati Cliente
Nome e Cognome/Ragione Sociale:
Indirizzo: ____
Telefono: __
Email: _
Dati Prodotto
Tipo di prodotto: ___
Marca: ____
Modello: ____
Numero di serie:
Data acquisto: //__
Fornitore:
Descrizione del difetto/anomalia segnalata dal cliente
____
____
Accessori consegnati con il prodotto
□ Alimentatore
□ Cavo
□ Manuale
□ Altro (specificare):
Condizioni estetiche al momento della consegna
□ Integro
□ Segni di usura
□ Graffi
□ Ammaccature
□ Altro (specificare): ___
Preventivo
□ Sì □ No Importo stimato: € _
Garanzia
□ In garanzia □ Fuori garanzia
Numero documento di acquisto: __
Allegato scontrino/fattura: □ Sì □ No
Note aggiuntive
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Data presa in carico: //__
Numero RMA/Riparazione: __
Firma Cliente ____
Firma Operatore __
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Si informa che i dati raccolti saranno trattati esclusivamente per finalità connesse all’erogazione del servizio di riparazione.