Si tratta di un atto formale con cui il datore di lavoro autorizza un dipendente a utilizzare la propria auto privata per svolgere attività lavorative; serve a mettere per iscritto le condizioni, verificare che conducente e veicolo soddisfino i requisiti (patente, assicurazione, revisione), definire responsabilità in caso di sinistro e le modalità di rimborso chilometrico o indennizzo. L’autorizzazione tutela sia il lavoratore sia l’azienda sul piano giuridico e assicurativo, consentendo di gestire correttamente la copertura dei rischi, la rendicontazione delle trasferte e il rispetto delle normative interne ed eventualmente fiscali.
Indice
Come scrivere una Autorizzazione utilizzo auto personale
Per redigere correttamente un’autorizzazione che consenta a un lavoratore di utilizzare il proprio veicolo per ragioni di servizio, è fondamentale inserire in modo chiaro e completo i dati identificativi delle parti coinvolte, specificando il datore di lavoro con ragione sociale, indirizzo e riferimenti del responsabile che firma l’autorizzazione, e il dipendente autorizzato con nome, cognome, codice fiscale, qualifica e recapiti. Devono comparire i dati completi del veicolo soggetto all’autorizzazione: marca, modello, targa, numero di telaio se utile, anno di immatricolazione e intestazione del libretto; va inoltre indicata la documentazione presentata e allegata alla pratica, come copia della carta di circolazione, della polizza assicurativa e dell’eventuale certificato di revisione in corso di validità. È indispensabile precisare la durata dell’autorizzazione, stabilendo una data di inizio e, se pertinente, una scadenza o la condizione in cui l’autorizzazione viene considerata revocata, oltre a prevedere la possibilità di revoca anticipata per giusta causa da parte dell’azienda.
Occorre descrivere con precisione l’ambito e lo scopo dell’utilizzo consentito: se l’uso è limitato a specifiche trasferte lavorative, a spostamenti casa-lavoro, a servizi saltuari o a percorsi programmati; specificare eventuali limiti geografici, fasce orarie, divieti di utilizzo per fini esclusivamente privati oppure, se ammessi, le condizioni per l’uso promiscuo. Devono essere indicate le condizioni e i vincoli operativi, ad esempio l’obbligo di non cedere il veicolo a terzi durante l’utilizzo per servizio, il divieto di trasporto merci o persone non autorizzate, l’obbligo di rispettare le norme di sicurezza aziendali e le eventuali prescrizioni sanitarie o di idoneità alla guida.
La copertura assicurativa e la ripartizione delle responsabilità rappresentano un elemento centrale: l’autorizzazione deve dichiarare il tipo di polizza a copertura dell’uso per attività lavorativa (estensione uso professionale della R.C. auto, eventuale Kasko, furto/incendio), indicare il numero di polizza, il contraente e la scadenza, nonché stabilire chi sosterrà costi come franchigie, eventuali supplementi assicurativi e danni non coperti dalla polizza. È opportuno precisare come saranno gestite sanzioni e multe (ad esempio: responsabilità del conducente per infrazioni al Codice della Strada, onere della notifica e gestione delle controversie) e come verranno trattati i sinistri, con obbligo di immediata comunicazione all’azienda, compilazione dei moduli assicurativi e presentazione della documentazione di incidente.
L’autorizzazione dovrebbe includere obblighi amministrativi e rendicontativi: l’obbligo del dipendente di esibire copia aggiornata della patente di guida e di comunicare tempestivamente ogni variazione (scadenza o ritiro della patente, modifiche dell’intestazione del veicolo, scadenza o rescissione della polizza), l’eventuale tenuta di un registro dei chilometri percorsi o di note spese da presentare per il rimborso, la modalità di rimborso (a rimborso spese dietro ricevute o con indennità chilometrica), e il trattamento fiscale dei rimborsi o del fringe benefit secondo le regole interne e la normativa vigente. Vanno previste clausole relative alla manutenzione e alla idoneità del veicolo, con l’impegno del dipendente a mantenere l’auto in condizioni di sicurezza e a eseguire le revisioni e gli interventi necessari.
Non possono mancare le clausole relative alla privacy e al trattamento dei dati personali: l’indicazione che i dati raccolti verranno trattati per finalità connesse all’autorizzazione e alla sicurezza sul lavoro, con specifica della base giuridica del trattamento, dei soggetti incaricati della gestione dei dati e dei tempi di conservazione, oltre all’informativa al dipendente sul diritto di accesso e di rettifica. Infine l’atto deve essere sottoscritto dal dipendente e dal rappresentante aziendale con indicazione del luogo e della data di sottoscrizione; è utile prevedere l’elenco dei documenti allegati e una clausola che disciplini le conseguenze di eventuali violazioni delle condizioni stabilite (revoca dell’autorizzazione, sanzioni disciplinari, responsabilità economica per danni), nonché la possibilità per l’azienda di effettuare controlli e verifiche sul rispetto delle prescrizioni.
Esempio Autorizzazione utilizzo auto personale
AUTORIZZAZIONE ALL’UTILIZZO DEL VEICOLO PERSONALE
Il/la sottoscritto/a ______________________________ (Nome e Cognome del datore di lavoro o responsabile),
in qualità di ______________________________ (Qualifica/ruolo),
dell’ente/azienda ______________________________ (Denominazione azienda/ente),
autorizza il/la dipendente/il collaboratore ______________________________ (Nome e Cognome) codice fiscale ______________________________,
con qualifica/ruolo ______________________________,
a utilizzare il proprio veicolo personale alle condizioni di seguito riportate.
Dati del veicolo:
Marca ______________________________
Modello ______________________________
Tipo (autovettura/veicolo commerciale) ______________________________
Targa ______________________________
N. telaio (VIN) ______________________________
Anno di immatricolazione ______________________________
Assicurazione (Compagnia) ______________________________
Polizza n. ______________________________
Scadenza polizza ______________________________
Periodo e ambito di utilizzo:
Periodo autorizzazione: dal ______________________________ al ______________________________
Luoghi/itinerario autorizzato: ______________________________
Finalità/autorizzazione per: ______________________________ (es. trasferte, consegne, visite clienti, ecc.)
Eventuali limitazioni (orario, chilometraggio, aree non autorizzate): ______________________________
Rimborso e condizioni economiche:
Rimborso chilometrico riconosciuto: € ______________________________ per km
Eventuali altri rimborsi o indennità: ______________________________
Modalità e termini di rimborso: ______________________________
Obblighi e responsabilità del dipendente:
Il/la dipendente dichiara e si impegna a:
– possedere patente idonea e valida: numero ______________________________, scadenza ______________________________
– mantenere il veicolo in condizioni di sicurezza e conformità alle norme vigenti;
– essere in regola con la motorizzazione, revisione e assicurazione obbligatoria;
– fornire copia della patente, libretto di circolazione e polizza assicurativa alla/e funzione/i competente/i: allegati n. ______________________________
– rispettare il codice della strada e le procedure aziendali relative agli spostamenti;
– informare tempestivamente l’azienda di eventuali incidenti, sinistri o modifiche dello stato assicurativo.
Esclusione di responsabilità:
L’azienda/ente non assume responsabilità per danni al veicolo personale derivanti da uso autorizzato, salvo diversi accordi contrattuali espressi: ______________________________
Eventuali responsabilità civili/penali verso terzi rimangono a carico del proprietario del veicolo, salvo che sia diversamente previsto dalla polizza assicurativa o da specifico accordo scritto: ______________________________
Revoca dell’autorizzazione:
L’autorizzazione può essere revocata in qualsiasi momento per motivi organizzativi, disciplinari o di sicurezza, con effetto dal ______________________________
Privacy e trattamento dati:
I dati forniti saranno trattati conformemente alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali per le finalità connesse all’autorizzazione: responsabile del trattamento ______________________________
Accettazione:
Il/la sottoscritto/a dichiara di aver preso visione e di accettare integralmente le condizioni sopra riportate.
Luogo ______________________________
Data ______________________________
Firma del datore di lavoro o responsabile ______________________________
Firma del dipendente/collaboratore ______________________________
Allegati obbligatori:
Copia patente: Sì/No ______________________________
Copia libretto di circolazione: Sì/No ______________________________
Copia polizza assicurativa: Sì/No ______________________________
Eventuali altri allegati: ______________________________