È un documento operativo e contabile in cui vengono annotate le informazioni sugli spostamenti e sull’utilizzo dei veicoli aziendali (chilometraggio, data, percorso, conducente e motivo del viaggio). Serve a dimostrare la corretta gestione dei mezzi per fini fiscali e previdenziali, a calcolare eventuali fringe benefit e detrazioni IVA, nonché a ripartire i costi, monitorare l’efficienza, la manutenzione e la responsabilità in caso di sinistri. Un registro accurato aiuta anche a rispettare obblighi normativi e a fornire trasparenza nell’uso delle risorse aziendali.
Indice
Come scrivere una Registro utilizzo auto aziendale
Un registro di utilizzo dell’auto aziendale deve raccogliere in modo chiaro, completo e cronologico tutte le informazioni necessarie per ricostruire ogni singolo spostamento, per attribuire correttamente i costi e per dimostrare la natura aziendale o privata dell’uso del veicolo in sede di controlli fiscali o amministrativi. Per identificare il mezzo occorre indicare i dati anagrafici del veicolo: targhe, marca, modello, numero di telaio (VIN) e, se presente, il numero progressivo di inventario aziendale; è utile riportare anche il tipo di alimentazione e il riferimento al contratto di leasing o noleggio quando il mezzo non è di proprietà (nome della società locatrice, numero contratto, durata). Ogni movimento deve essere registrato con la data e l’ora di inizio e di fine, il nome e il codice del conducente (o il numero di patente se necessario), il chilometraggio rilevato all’inizio e alla fine del viaggio e il totale dei chilometri percorsi; la descrizione dell’itinerario e la finalità del viaggio (visita a cliente, consegna, servizio tecnico, trasferimento casa-lavoro, uso personale autorizzato ecc.) deve essere sufficientemente dettagliata per distinguerne la natura aziendale o privata. Per una corretta imputazione contabile vanno aggiunti il centro di costo o commessa di riferimento e, se necessario, il codice di contabilizzazione interno; le spese sostenute durante il viaggio (carburante, pedaggi, parcheggi, eventuali pasti, riparazioni o soccorsi stradali) devono essere annotate indicando data, tipologia di spesa, importo e riferimento alla documentazione giustificativa (numero fattura o ricevuta, fornitore), allegando o rendendo facilmente reperibili i documenti fiscali di supporto. Il registro dovrebbe inoltre riportare lo stato del veicolo al momento delle registrazioni rilevanti: eventuali anomalie, danni, interventi di manutenzione ordinaria o straordinaria (con data, officina e riferimento a fattura o ordine di lavoro), scadenze assicurative e bolli, sinistri denunciati e relativo stato di gestione. Nel caso di vetture assegnate in uso promiscuo o a titolo personale, è essenziale che il registro evidenzi le autorizzazioni concesse dal datore di lavoro, eventuali limiti all’uso privato e le percentuali o i criteri adottati per il calcolo del fringe benefit ai fini fiscali; se l’obiettivo è dimostrare la prevalenza dell’uso professionale per recupero IVA o deducibilità dei costi, il registro deve consentire di estrarre il rapporto tra chilometri aziendali e chilometri totali in modo verificabile. Le registrazioni devono essere autenticate: ogni voce dovrebbe essere firmata dal conducente e, secondo le procedure aziendali, approvata dal responsabile competente; le correzioni devono essere trasparenti (annotate con data e firma) o, se si utilizza un sistema elettronico, il registro deve garantire immutabilità, tracciabilità delle modifiche e marcatura temporale. Dal punto di vista della conformità normativa e della privacy, se il registro contiene dati personali o tracciamenti GPS occorre che la raccolta e il trattamento siano fatti in conformità al GDPR, con adeguata informativa ai dipendenti e, se necessario, basi giuridiche e misure di minimizzazione dei dati. Infine il registro deve essere conservato secondo le modalità e i tempi previsti dalle normative fiscali e aziendali vigenti e deve essere reso disponibile in caso di controlli da parte di organi ispettivi, del revisore o del consulente fiscale; per mettere a punto il formato definitivo e le regole di tenuta è opportuno confrontarsi con il consulente fiscale o il responsabile amministrativo dell’azienda, tenendo conto anche delle specificità contrattuali e del tipo di utilizzo dei veicoli.
Esempio Registro utilizzo auto aziendale
Registro utilizzo auto aziendale
Azienda: _____________
Sede: _____________
Veicolo (Marca/Modello): _____________
Targa: _____________
Telaio / Numero di telaio: _____________
Anno immatricolazione: _____________
KM al momento consegna: _____________
Assegnato a (Nome e Cognome): _____________
Reparto / Ufficio: _____________
Data assegnazione: _____________
Contatto conducente: _____________
Carta carburante n.: _____________
Note generali: _____________
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Registrazione viaggio n. 1
Data: _____________
Orario partenza: _____________
Località partenza: _____________
Orario arrivo: _____________
Località arrivo: _____________
KM inizio: _____________
KM fine: _____________
KM percorsi: _____________
Scopo / Commessa: _____________
Passeggeri: _____________
Rifornimento (litri / importo): _____________
Pedaggio (importo): _____________
Altri costi: _____________
Firma conducente: _____________
Firma responsabile: _____________
Note: _____________
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Registrazione viaggio n. 2
Data: _____________
Orario partenza: _____________
Località partenza: _____________
Orario arrivo: _____________
Località arrivo: _____________
KM inizio: _____________
KM fine: _____________
KM percorsi: _____________
Scopo / Commessa: _____________
Passeggeri: _____________
Rifornimento (litri / importo): _____________
Pedaggio (importo): _____________
Altri costi: _____________
Firma conducente: _____________
Firma responsabile: _____________
Note: _____________
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Registrazione viaggio n. 3
Data: _____________
Orario partenza: _____________
Località partenza: _____________
Orario arrivo: _____________
Località arrivo: _____________
KM inizio: _____________
KM fine: _____________
KM percorsi: _____________
Scopo / Commessa: _____________
Passeggeri: _____________
Rifornimento (litri / importo): _____________
Pedaggio (importo): _____________
Altri costi: _____________
Firma conducente: _____________
Firma responsabile: _____________
Note: _____________
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Registrazione viaggio n. 4
Data: _____________
Orario partenza: _____________
Località partenza: _____________
Orario arrivo: _____________
Località arrivo: _____________
KM inizio: _____________
KM fine: _____________
KM percorsi: _____________
Scopo / Commessa: _____________
Passeggeri: _____________
Rifornimento (litri / importo): _____________
Pedaggio (importo): _____________
Altri costi: _____________
Firma conducente: _____________
Firma responsabile: _____________
Note: _____________
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Riepilogo mensile
Mese: _____________
KM iniziali mese: _____________
KM finali mese: _____________
KM percorsi mese: _____________
Rifornimento totale (litri / importo): _____________
Pedaggi totali (importo): _____________
Altri costi totali: _____________
Firma conducente (conferma dati): _____________
Firma responsabile (verifica): _____________
Data verifica: _____________
Manutenzione e controlli
Data controllo / intervento: _____________
Tipo intervento: _____________
Officina / Fornitore: _____________
KM al momento intervento: _____________
Costo intervento: _____________
Prossimo controllo previsto: _____________
Firma autorizzazione: _____________
Note intervento: _____________
Assicurazione e documenti
Polizza assicurativa n.: _____________
Scadenza polizza: _____________
Revisione scadenza: _____________
Carta di circolazione (numero / data): _____________
Documento conducente (patente n.): _____________
Note finali: _____________