La scheda di trasporto è un documento che raccoglie le informazioni essenziali di una spedizione su strada, come mittente, vettore, destinatario, merce trasportata e relative quantità; in Italia era obbligatoria per i trasporti in conto terzi, ma oggi non lo è più e può essere sostituita da documenti equivalenti, come la lettera di vettura CMR, purché contengano i dati necessari. Viene quindi utilizzata facoltativamente per organizzare meglio il trasporto e rendere immediatamente verificabili le responsabilità delle parti, aiutando a prevenire contestazioni, difficoltà nei controlli stradali e problemi nel ricostruire chi ha affidato, eseguito o ricevuto la merce.

Come scrivere Scheda di trasporto

In Italia la scheda di trasporto è un documento utilizzato per identificare le parti coinvolte nel trasporto di merci e descrivere il viaggio. È importante chiarire subito un aspetto: l’obbligo generale di utilizzare la scheda di trasporto è stato abolito nel 2013 dal decreto-legge n. 69/2013, convertito nella legge n. 98/2013. Oggi, quindi, non è normalmente obbligatorio predisporre proprio quel modello; tuttavia, le informazioni relative al trasporto devono poter essere dimostrate attraverso la documentazione disponibile, come contratto di trasporto, documento di trasporto o DDT, lettera di vettura CMR, documenti elettronici o altra documentazione equivalente.

La scheda può comunque essere utilizzata volontariamente perché consente di raccogliere in un unico documento i dati utili durante un controllo e di ridurre le contestazioni tra committente, vettore, caricatore e proprietario del veicolo. In alcuni settori o rapporti contrattuali il committente può inoltre richiederla espressamente, anche se non esiste più un obbligo generale di legge.

Una scheda ben compilata dovrebbe contenere almeno queste informazioni:

• i dati del committente, cioè il soggetto che affida il trasporto;
• i dati del vettore, cioè l’impresa che esegue il trasporto;
• i dati del caricatore, quando diverso dal committente o dal vettore;
• i dati del proprietario del veicolo, quando diverso dal vettore;
• i dati del veicolo utilizzato;
• il luogo di carico e il luogo di scarico;
• la descrizione della merce;
• la quantità, il numero dei colli, il peso o altro dato utile a identificare il carico;
• la data del trasporto e, se adottato dall’impresa, il numero progressivo del documento;
• eventuali annotazioni utili, come indicazioni operative, vincoli di consegna o riferimenti al contratto.

  Per ciascuna impresa è opportuno indicare la denominazione completa, la sede legale o operativa, il codice fiscale e la partita IVA. Sono utili anche un recapito telefonico e un indirizzo e-mail, soprattutto quando occorre contattare rapidamente il committente o il vettore. Se l’impresa dispone di più sedi, è preferibile indicare sia la sede legale sia la sede effettivamente coinvolta nel trasporto, evitando di lasciare dubbi sull’identità del soggetto.

  Per il vettore è consigliabile riportare anche gli estremi che consentono di individuarlo con precisione, come numero di iscrizione all’Albo degli autotrasportatori, quando pertinente, e i riferimenti del contratto o dell’ordine di trasporto. Questi dati non sostituiscono le verifiche sui requisiti dell’impresa, ma rendono più chiara la documentazione.

  Per il caricatore occorre indicare il soggetto che consegna materialmente la merce al vettore o che organizza le operazioni di carico, se diverso dal committente. Il proprietario del veicolo va indicato quando il mezzo appartiene a un soggetto diverso dal vettore, ad esempio nel caso di noleggio, leasing o sub-affidamento. Non bisogna confondere il proprietario del veicolo con il conducente: il conducente è la persona che guida il mezzo e non necessariamente coincide con il proprietario o con il vettore.

  I dati del veicolo dovrebbero comprendere la targa della motrice e, se presente, quella del rimorchio o semirimorchio. Se il mezzo viene sostituito, la variazione dovrebbe essere annotata o dovrebbe essere predisposto un documento aggiornato. È un errore frequente riportare nella scheda una targa prevista inizialmente e non correggerla quando il trasporto viene effettuato con un altro veicolo.

  La descrizione della merce deve essere sufficientemente precisa da consentire di capire che cosa viene trasportato. Espressioni generiche come “materiale vario”, “prodotti” o “merce” sono poco utili, soprattutto in caso di controllo o contestazione. È preferibile indicare, ad esempio, “piastrelle in ceramica”, “componenti meccanici”, “bancali di prodotti alimentari confezionati” oppure “materiale plastico per imballaggio”. Se la merce è soggetta a discipline particolari, la scheda non basta da sola: possono essere necessari documenti aggiuntivi per merci pericolose, rifiuti, alimenti, animali, prodotti farmaceutici o altri carichi regolamentati.

  La quantità dovrebbe essere espressa in modo coerente con la natura della merce. Si possono indicare il numero dei colli, dei pallet, dei contenitori, il peso lordo o netto, il volume o altre unità di misura. Quando si indica il peso, è utile precisare se si tratta di peso lordo o netto. I dati della scheda devono essere coerenti con quelli riportati sul DDT, sulla fattura, sulla lista di carico o sulla lettera di vettura. Differenze non spiegate tra i documenti possono creare problemi durante un controllo.

  I luoghi di carico e scarico devono essere completi. È preferibile indicare denominazione dell’impresa, indirizzo, numero civico, comune e, se utile, il reparto o il punto di accesso. Scrivere soltanto il nome della città o un’indicazione generica come “magazzino cliente” può rendere difficile individuare il luogo effettivo delle operazioni. Se sono previsti più punti di carico o scarico, devono essere indicati tutti oppure deve essere allegato un elenco dettagliato.

  La data deve corrispondere, per quanto possibile, al giorno in cui il trasporto viene effettuato. Se la scheda viene predisposta prima della partenza, occorre avere una procedura per aggiornare i dati che possono cambiare, come targa, orari, quantità effettivamente caricate o destinazione. Non è corretto compilare in modo retroattivo un documento con dati approssimativi solo per regolarizzare formalmente un trasporto già eseguito.

  Dal punto di vista pratico, la scheda può essere organizzata in questo ordine:

  1. numero e data del documento;
  2. identificazione del committente;
  3. identificazione del vettore;
  4. identificazione del caricatore;
  5. identificazione del proprietario del veicolo;
  6. dati del mezzo e del conducente, se ritenuti utili;
  7. descrizione della merce;
  8. quantità, peso e numero dei colli;
  9. luogo e data di carico;
  10. luogo e data previsti per lo scarico;
  11. riferimenti al contratto, all’ordine o al DDT;
  12. annotazioni e, se previsto dalla procedura aziendale, firme o conferme.

      La firma del conducente, del vettore o del committente non rende automaticamente valido un documento che contiene dati errati e non è, in generale, l’elemento che determina da solo la regolarità del trasporto. Tuttavia, le firme o le conferme elettroniche possono essere utili per dimostrare chi ha compilato il documento, chi ha consegnato la merce e chi l’ha presa in carico. Se vengono utilizzate, è opportuno chiarire se la firma attesta soltanto la consegna del documento oppure anche la quantità e lo stato apparente della merce.

      Gli errori più comuni da evitare sono:

• considerare ancora obbligatoria la scheda di trasporto in ogni situazione;
• utilizzare un modello vecchio senza verificare se contiene dati aggiornati;
• confondere la scheda di trasporto con il DDT o con la CMR;
• indicare soltanto il nome commerciale dell’impresa senza partita IVA o sede;
• omettere il caricatore o il proprietario del veicolo quando sono soggetti diversi;
• usare descrizioni vaghe della merce;
• non indicare peso, quantità o numero dei colli;
• riportare luoghi di carico e scarico incompleti;
• dimenticare la targa del rimorchio o indicare una targa diversa da quella del mezzo effettivamente utilizzato;
• inserire dati discordanti rispetto a DDT, ordine o contratto;
• lasciare campi vuoti senza scrivere “non applicabile” quando il dato non è pertinente;
• apportare correzioni illeggibili o non tracciabili;
• compilare il documento dopo il trasporto con informazioni ricostruite in modo approssimativo;
• conservare la scheda senza gli eventuali documenti collegati;
• affidarsi alla scheda per dimostrare aspetti che richiedono documenti specifici, come autorizzazioni, certificazioni o formulari obbligatori.

  È utile adottare un modello aziendale unico, preferibilmente numerato e predisposto anche in formato elettronico. Il personale che organizza la spedizione dovrebbe compilare i dati del committente, del vettore, della merce e dei luoghi di carico e scarico; il magazzino dovrebbe verificare quantità e peso; il vettore dovrebbe controllare targa, percorso e corrispondenza tra carico effettivo e documenti. In caso di modifica, è meglio generare una nuova versione o registrare chiaramente la variazione, invece di sovrascrivere il documento senza lasciare traccia.

  In sintesi, la scheda di trasporto deve permettere di rispondere con chiarezza a cinque domande: chi ha affidato il trasporto, chi lo esegue, chi ha caricato la merce, che cosa viene trasportato e da dove a dove. Poiché oggi non esiste più un obbligo generale di utilizzare proprio questo modello, prima di predisporla è opportuno verificare se il settore, il contratto o il tipo di merce richiedano documenti ulteriori o diversi.

Esempio Scheda di trasporto

SCHEDA DI TRASPORTO

1. DATI DELLA SCHEDA

• Numero scheda: __
• Data di compilazione: / / ____
• Riferimento ordine/commessa: __
• Documento di trasporto n.: __
• Data documento di trasporto: / / ____

  —

  2. IMPRESA COMMITTENTE
  

• Denominazione/Ragione sociale: ____
• Codice fiscale: __
• Partita IVA: __
• Sede legale: _____
• CAP: __
• Comune: __
• Provincia: __
• Stato: __
• Indirizzo di stabilimento/sede operativa: __
• CAP: __
• Comune: __
• Provincia: __
• Telefono: __
• E-mail: __
• PEC: __
• Referente: __
• Qualifica: __

  —

  3. VETTORE
  

• Denominazione/Ragione sociale: ____
• Codice fiscale: __
• Partita IVA: __
• Sede legale: _____
• CAP: __
• Comune: __
• Provincia: __
• Stato: __
• Indirizzo sede operativa: _____
• CAP: __
• Comune: __
• Provincia: __
• Iscrizione Albo autotrasportatori n.: __
• Iscrizione REN n.: __
• Licenza comunitaria n.: __
• Telefono: __
• E-mail: __
• PEC: __
• Referente: __
• Qualifica: __

  —

  4. EVENTUALI SUBVETTORI
  

  Subvettore n. 1
  

• Denominazione/Ragione sociale: ____
• Codice fiscale: __
• Partita IVA: __
• Sede legale: _____
• CAP: __
• Comune: __
• Provincia: __
• Stato: __
• Iscrizione Albo autotrasportatori n.: __
• Iscrizione REN n.: __
• Licenza comunitaria n.: __
• Telefono: __
• E-mail: __
• PEC: __
  

  Subvettore n. 2
  

• Denominazione/Ragione sociale: ____
• Codice fiscale: __
• Partita IVA: __
• Sede legale: _____
• CAP: __
• Comune: __
• Provincia: __
• Stato: __
• Iscrizione Albo autotrasportatori n.: __
• Iscrizione REN n.: __
• Licenza comunitaria n.: __
• Telefono: __
• E-mail: __
• PEC: __

  —

  5. CARICATORE
  

• Denominazione/Ragione sociale: ____
• Codice fiscale: __
• Partita IVA: __
• Sede: ___
• CAP: __
• Comune: __
• Provincia: __
• Stato: __
• Indirizzo luogo di carico: ____
• CAP: __
• Comune: __
• Provincia: __
• Stato: __
• Referente al carico: __
• Telefono: __
• Data prevista di carico: / / ____
• Ora prevista di carico: __
• Data effettiva di carico: / / ____
• Ora effettiva di carico: __

  —

  6. PROPRIETARIO DELLA MERCE
  

• Denominazione/Ragione sociale: ____
• Codice fiscale: __
• Partita IVA: __
• Sede: ___
• CAP: __
• Comune: __
• Provincia: __
• Stato: __
• Referente: __
• Telefono: __
• E-mail: __

  —

  7. DESTINATARIO
  

• Denominazione/Ragione sociale: ____
• Codice fiscale: __
• Partita IVA: __
• Sede: ___
• CAP: __
• Comune: __
• Provincia: __
• Stato: __
• Indirizzo luogo di consegna: _____
• CAP: __
• Comune: __
• Provincia: __
• Stato: __
• Referente alla consegna: __
• Telefono: __
• Data prevista di consegna: / / ____
• Ora prevista di consegna: __
• Data effettiva di consegna: / / ____
• Ora effettiva di consegna: __

  —

  8. DATI DEL CONDUCENTE
  

• Nome e cognome: __
• Codice fiscale: __
• Data di nascita: / / ____
• Luogo di nascita: ____
• Nazionalità: __
• Numero patente: __
• Categoria patente: __
• Data scadenza patente: / / ____
• Numero carta di qualificazione del conducente: __
• Data scadenza CQC: / / ____
• Numero documento di identità: __
• Tipologia documento: __
• Telefono: __
• Azienda di appartenenza: _____

  —

  9. DATI DEL VEICOLO
  

  Motrice
  

• Targa: __
• Marca: __
• Modello: __
• Numero di telaio: __
• Massa complessiva a pieno carico: __ kg
• Portata utile: __ kg
• Tipologia carrozzeria: __
• Classe ambientale: __
• Revisione valida fino al: / / ____
  

  Rimorchio/Semirimorchio
  

• Targa: __
• Marca: __
• Modello: __
• Numero di telaio: __
• Massa complessiva a pieno carico: __ kg
• Portata utile: __ kg
• Tipologia carrozzeria: __
• Revisione valida fino al: / / ____

  —

  10. DATI DEL TRASPORTO
  

• Tipologia di trasporto: __
• Nazionale/Internazionale: __
• Trasporto in conto terzi/in conto proprio: __
• Luogo di partenza: ___
• CAP: __
• Comune: __
• Provincia: __
• Stato: __
• Luogo di destinazione: ___
• CAP: __
• Comune: __
• Provincia: __
• Stato: __
• Percorso previsto: ___
• Data e ora di partenza: / / ____ alle ore __
• Data e ora di arrivo previste: / / ____ alle ore __
• Distanza prevista: __ km
• Numero colli complessivo: __
• Peso lordo complessivo: __ kg
• Peso netto complessivo: __ kg
• Volume complessivo: __ m³
• Numero pallet: __
• Tipo pallet: __
• Temperatura prevista: da __ °C a __ °C
• Trasporto a temperatura controllata: __
• Trasporto con sponda idraulica: __
• Trasporto con gru: __
• Altre caratteristiche del trasporto: __

  —

  11. DESCRIZIONE DELLA MERCE
  

  | N. | Descrizione della merce | Codice articolo | N. colli | Tipo imballaggio | Peso lordo kg | Peso netto kg | Volume m³ | Note |
  |—|—|—|—:|—|—:|—:|—:|—|
  | 1 | __ | __ | __ | __ | __ | __ | __ | __ |
  | 2 | __ | __ | __ | __ | __ | __ | __ | __ |
  | 3 | __ | __ | __ | __ | __ | __ | __ | __ |
  | 4 | __ | __ | __ | __ | __ | __ | __ | __ |
  | 5 | __ | __ | __ | __ | __ | __ | __ | __ |
  | 6 | __ | __ | __ | __ | __ | __ | __ | __ |

• Totale colli: __
• Totale peso lordo: __ kg
• Totale peso netto: __ kg
• Totale volume: __ m³

  —

  12. MERCI PERICOLOSE
  

• La merce è classificata come pericolosa ai sensi ADR: __
• Numero ONU: __
• Denominazione ufficiale di trasporto: __
• Classe ADR: __
• Codice di classificazione: __
• Gruppo di imballaggio: __
• Codice restrizione gallerie: __
• Quantità trasportata: __
• Tipo di imballaggio: __
• Numero colli ADR: __
• Istruzioni scritte ADR presenti a bordo: __
• Equipaggiamento ADR verificato: __
• Numero certificato ADR conducente: __
• Scadenza certificato ADR: / / ____

  —

  13. DOCUMENTI ASSOCIATI
  

• Documento di trasporto n.: __
• Fattura n.: __
• Ordine n.: __
• CMR n.: __
• DDT n.: __
• Certificato di origine n.: __
• Autorizzazione al trasporto n.: __
• Documento doganale n.: __
• Scheda tecnica/sicurezza n.: __
• Altri documenti: _____

  —

  14. ISTRUZIONI OPERATIVE
  

• Istruzioni per il carico: _____
• Istruzioni per il trasporto: __
• Istruzioni per la consegna: ___
• Modalità di scarico: _____
• Obbligo di prenotazione per accesso: __
• Dispositivi di protezione individuale richiesti: ____
• Vincoli di accesso al luogo di carico: _____
• Vincoli di accesso al luogo di consegna: ___
• Recapito per emergenze: __
• Altre istruzioni: ____

  —

  15. ESITO DEL CARICO
  

• Data: / / ____
• Ora inizio carico: __
• Ora fine carico: __
• Colli consegnati al vettore: __
• Peso effettivo caricato: __ kg
• Sigillo n.: __
• Sigillo applicato da: __
• Anomalie riscontrate: ____
• Riserva del vettore: _____
• Firma del caricatore: ____
• Firma del conducente: ____

  —

  16. ESITO DELLA CONSEGNA
  

• Data: / / ____
• Ora arrivo: __
• Ora inizio scarico: __
• Ora fine scarico: __
• Colli consegnati: __
• Colli mancanti: __
• Colli danneggiati: __
• Peso rilevato alla consegna: __ kg
• Sigillo verificato: __
• Anomalie riscontrate: ____
• Riserva del destinatario: ____
• Firma del destinatario: _____
• Nome e cognome del firmatario: ___
• Qualifica: __
• Firma del conducente: ____

  —

  17. ANNOTAZIONI
  

  __

  __

  __

  __

  __

  —

  18. SOTTOSCRIZIONI
  

  Committente
  

• Nome e cognome: __
• Qualifica: __
• Luogo e data: ___
• Firma: _____
  

  Vettore
  

• Nome e cognome: __
• Qualifica: __
• Luogo e data: ___
• Firma: _____
  

  Conducente
  

• Nome e cognome: __
• Luogo e data: ___
• Firma: _____
  

  Caricatore
  

• Nome e cognome: __
• Qualifica: __
• Luogo e data: ___
• Firma: _____
  

  Destinatario
  

• Nome e cognome: __
• Qualifica: __
• Luogo e data: ___
• Firma: _____