Il regolamento aziendale welfare è il documento con cui un’impresa definisce in modo chiaro i benefit e i servizi messi a disposizione dei dipendenti, come buoni acquisto, assistenza sanitaria, previdenza complementare, rimborsi per istruzione o servizi di conciliazione tra vita e lavoro. Si usa quando l’azienda introduce o organizza un piano di welfare e vuole stabilire destinatari, requisiti, modalità di accesso, limiti, durata e procedure per usufruirne. Serve a garantire trasparenza e parità di trattamento, riducendo ambiguità, richieste gestite in modo disomogeneo e possibili contestazioni, oltre a facilitare la corretta applicazione delle regole fiscali e contrattuali.

Come scrivere Regolamento aziendale welfare​

Un regolamento aziendale welfare è il documento con cui l’azienda definisce in modo chiaro, uniforme e verificabile le modalità di attribuzione e utilizzo dei benefit destinati ai dipendenti. Non esiste un modello unico valido per tutte le imprese: il contenuto deve essere adattato alla fonte del piano, cioè a una scelta unilaterale dell’azienda, a un accordo collettivo, a un contratto aziendale o alla conversione di un premio di risultato.

Il regolamento dovrebbe iniziare indicando chi lo approva, da quando è efficace e a quale periodo si riferisce. È opportuno specificare la denominazione dell’azienda, la sede, il codice fiscale o la partita IVA, l’eventuale riferimento al contratto collettivo nazionale applicato e, se previsto, all’accordo sindacale o aziendale che disciplina il welfare. Devono essere indicati anche la data di approvazione, la durata del piano, la data di entrata in vigore ed eventualmente il termine entro il quale i benefici possono essere richiesti o utilizzati.

È utile precisare subito la finalità dell’iniziativa. Il welfare può perseguire, per esempio, obiettivi di sostegno alla famiglia, conciliazione tra vita e lavoro, assistenza sanitaria, previdenza complementare, formazione, mobilità sostenibile o miglioramento del benessere aziendale. La finalità non è soltanto descrittiva: aiuta a interpretare correttamente il piano e a verificare che i servizi scelti siano coerenti con la normativa fiscale applicabile.

Una parte centrale deve spiegare con precisione chi sono i destinatari. Il regolamento deve indicare se il piano riguarda tutti i dipendenti o soltanto determinate categorie individuate con criteri oggettivi, come livello contrattuale, sede, anzianità, tipologia di rapporto o appartenenza a una specifica unità organizzativa. Le categorie non dovrebbero essere create in modo arbitrario o utilizzate per favorire singole persone. In linea generale, è prudente evitare l’attribuzione di benefici destinati nominativamente a un solo dipendente, perché ciò può compromettere la qualificazione fiscale del welfare e creare problemi di parità di trattamento.

Occorre disciplinare anche le situazioni particolari. Il regolamento dovrebbe chiarire il trattamento dei lavoratori a tempo parziale, a tempo determinato, in prova, in apprendistato, assenti per malattia o maternità, in aspettativa, distaccati, trasferiti, assunti o cessati nel corso dell’anno. Se l’importo viene riproporzionato in base alla percentuale part-time o ai mesi di servizio, il criterio deve essere scritto espressamente. Lo stesso vale per i casi di assunzione o cessazione durante il periodo di validità del piano. Non è sufficiente affermare genericamente che il beneficio spetta ai “dipendenti in forza”: occorre spiegare in quale data deve sussistere il rapporto e quali effetti producono assunzioni, dimissioni, licenziamenti o pensionamenti.

Il documento deve indicare il valore del beneficio spettante e il criterio con cui viene determinato. Bisogna specificare se si tratta di un importo uguale per tutti, di un credito differenziato per categorie, di una somma collegata all’anzianità o di un valore derivante dalla conversione, totale o parziale, di un premio di risultato. Quando il credito è calcolato in proporzione alla presenza, alla percentuale di lavoro o al periodo di servizio, la formula deve essere comprensibile e, preferibilmente, accompagnata da un esempio.

È importante distinguere il credito welfare dalla retribuzione ordinaria. Il regolamento dovrebbe chiarire se il benefit costituisce un’erogazione aggiuntiva, se deriva dalla conversione di un premio o se sostituisce una determinata componente variabile. Nel caso di conversione del premio di risultato, devono essere richiamate le regole dell’accordo collettivo e le modalità con cui il lavoratore esercita l’opzione. Non bisogna presentare il welfare come una somma di denaro liberamente spendibile, se in realtà può essere utilizzato soltanto per servizi o rimborsi ammessi dal piano.

La descrizione dei benefit deve essere concreta. È preferibile indicare le categorie di servizi disponibili e, per ciascuna, le condizioni di utilizzo. A seconda del piano, possono rientrare, per esempio, versamenti alla previdenza complementare, assistenza sanitaria, rimborsi o servizi per istruzione e istruzione dei familiari, assistenza a familiari anziani o non autosufficienti, trasporto pubblico, servizi di mobilità, attività ricreative, educative o culturali e altri beni o servizi previsti dalla disciplina fiscale applicabile.

Non è sufficiente elencare i benefit con formule generiche come “servizi per il benessere” o “agevolazioni varie”. Il regolamento dovrebbe chiarire, per ogni prestazione:

– chi può usufruirne;
– se il servizio è utilizzabile dal dipendente, dai familiari o da entrambi;
– quali spese sono ammesse e quali sono escluse;
– se è previsto un limite massimo;
– quali documenti devono essere presentati;
– entro quale termine deve essere effettuata la richiesta;
– se il servizio è erogato direttamente, tramite rimborso o mediante una piattaforma;
– se sono previste convenzioni con fornitori specifici;
– che cosa accade in caso di mancato utilizzo del credito.

La definizione di “familiare” deve essere coerente con le norme applicabili al singolo beneficio. Il regolamento non dovrebbe utilizzare espressioni indeterminate come “familiari conviventi” senza precisare quali soggetti siano ammessi e quali documenti possano dimostrare il rapporto familiare o la condizione richiesta.

Se il piano prevede una piattaforma welfare, bisogna indicare il nome o almeno il ruolo del gestore, le modalità di accesso, la procedura per registrarsi, le credenziali, i tempi di attivazione, i contatti dell’assistenza e le modalità per segnalare malfunzionamenti. Deve essere spiegato se la piattaforma consente di scegliere servizi, acquistare voucher, richiedere rimborsi o destinare somme alla previdenza complementare. È opportuno specificare che l’azienda non garantisce necessariamente la disponibilità permanente di ogni singolo fornitore, salvo diverso impegno contrattuale.

La procedura di richiesta deve essere descritta passo per passo. Il dipendente deve sapere dove presentare la domanda, quali documenti allegare, in quale formato, entro quale scadenza e quando riceverà l’esito. Se il rimborso richiede fatture, ricevute, attestazioni di pagamento o dichiarazioni sostitutive, il regolamento deve indicarlo in modo chiaro. Occorre anche precisare se i documenti devono essere intestati al dipendente, al familiare o a una struttura e se sono ammesse spese già sostenute oppure soltanto servizi futuri.

Il regolamento dovrebbe chiarire le regole fiscali e contributive senza promettere risultati assoluti. È opportuno specificare che il trattamento agevolato dipende dalla natura del benefit, dai requisiti previsti dalla legge e dalla documentazione disponibile. La disciplina italiana fa riferimento, tra l’altro, all’articolo 51 del Testo unico delle imposte sui redditi e alle disposizioni speciali relative a specifici servizi, premi di risultato e fringe benefit. Poiché soglie, condizioni e interpretazioni possono cambiare, è preferibile richiamare la normativa vigente “pro tempore” invece di inserire importi fiscali destinati a diventare rapidamente obsoleti.

Quando sono previsti fringe benefit, il regolamento deve distinguerli dai servizi di welfare in senso stretto. I fringe benefit possono essere soggetti a soglie e regole diverse, che possono variare in base alle leggi annuali. Non è corretto affermare in modo generico che “tutti i benefit sono esenti da tasse e contributi”. È più prudente indicare che l’eventuale esenzione opera nei limiti e alle condizioni stabiliti dalla normativa vigente e che l’eccedenza, quando prevista, può essere assoggettata a imposizione e contribuzione.

Devono essere disciplinate anche la scadenza e la gestione del credito residuo. Il regolamento deve chiarire se il credito deve essere utilizzato entro la fine dell’anno, se può essere riportato all’anno successivo, se può essere destinato alla previdenza complementare o se si perde automaticamente alla scadenza. Deve inoltre precisare se il credito può essere convertito in denaro. In molti piani il credito welfare non è monetizzabile e non può essere sostituito con una somma equivalente, salvo i casi e le condizioni espressamente previsti dalla legge o dall’accordo applicabile.

Se il welfare deriva dalla conversione di un premio di risultato, bisogna stabilire il termine entro cui il lavoratore può esercitare l’opzione, se la scelta è irrevocabile o modificabile e che cosa avviene in caso di mancata scelta. È necessario evitare di confondere il diritto alla conversione con il diritto automatico a ottenere un determinato vantaggio fiscale: quest’ultimo dipende dai requisiti del premio, dell’accordo e della normativa applicabile.

Il documento dovrebbe indicare i soggetti responsabili della gestione. È utile specificare quale ufficio gestisce le richieste, chi verifica la documentazione, chi autorizza i rimborsi, chi aggiorna la piattaforma e a chi rivolgersi per reclami o chiarimenti. Se sono coinvolti fornitori esterni, il regolamento dovrebbe chiarire che il trattamento delle richieste può essere effettuato anche da tali soggetti nei limiti necessari alla gestione del piano.

La privacy merita una disciplina specifica. Le richieste di rimborso possono contenere dati relativi alla salute, alla famiglia, ai figli, all’assistenza o alla situazione economica. Il regolamento dovrebbe rinviare all’informativa privacy applicabile e spiegare, in modo sintetico, quali dati vengono trattati, per quali finalità, da chi, per quanto tempo e con quali modalità. Non è opportuno inserire nel regolamento più dati personali del necessario, né raccogliere documenti privi di collegamento con il benefit richiesto.

Devono essere previste regole sui controlli e sulle dichiarazioni non veritiere. Il dipendente dovrebbe essere informato che l’azienda può verificare la correttezza delle richieste e chiedere integrazioni documentali. Il regolamento può prevedere il rigetto della domanda, il recupero di somme indebitamente rimborsate, la sospensione dell’accesso al piano e, nei casi più gravi, l’applicazione delle conseguenze disciplinari previste dalla legge e dal contratto collettivo. Queste conseguenze devono essere formulate con equilibrio e senza creare sanzioni sproporzionate o non previste dall’ordinamento.

È opportuno disciplinare le modifiche al piano. L’azienda dovrebbe indicare se può aggiornare l’elenco dei fornitori, sostituire servizi non più disponibili o modificare le procedure operative. Diverso è il caso di una modifica sostanziale dell’importo, dei destinatari o dei diritti già maturati: tali modifiche non dovrebbero essere introdotte retroattivamente senza una base giuridica adeguata e senza informare i lavoratori interessati. Il regolamento dovrebbe inoltre chiarire che cosa accade in caso di cessazione anticipata del piano per motivi organizzativi, normativi o contrattuali.

Prima della pubblicazione, è consigliabile verificare la coerenza del regolamento con il contratto collettivo nazionale, con eventuali accordi aziendali o territoriali, con le procedure paghe e con i contratti stipulati con i fornitori. Se il welfare è previsto da un accordo collettivo, il regolamento aziendale non dovrebbe modificarne unilateralmente il contenuto. In presenza di conversione del premio di risultato, è necessario controllare anche i requisiti formali dell’accordo e gli eventuali adempimenti previsti.

Gli errori più frequenti sono l’uso di espressioni vaghe, l’assenza di date e scadenze, la mancata disciplina dei dipendenti assunti o cessati durante l’anno, la confusione tra welfare e retribuzione, la promessa di completa esenzione fiscale, la mancata distinzione tra rimborsi e servizi diretti, l’indicazione di benefit non realmente disponibili e l’assenza di regole per il credito non utilizzato.

Altri errori rilevanti consistono nel limitare il piano a dipendenti scelti individualmente senza criteri oggettivi, escludere automaticamente part-time o lavoratori assenti senza una motivazione coerente, richiedere documenti eccessivi, non indicare chi tratta i dati personali, stabilire modifiche retroattive, ignorare le regole dei fornitori convenzionati e lasciare senza risposta il caso di dimissioni, licenziamento, pensionamento o trasferimento.

Un buon regolamento deve quindi essere completo ma leggibile. Una struttura pratica può seguire questo ordine: identificazione dell’azienda e fonti del piano; finalità; durata e decorrenza; destinatari e requisiti; valore e criteri di calcolo; elenco dei benefit; modalità di scelta e utilizzo; rimborsi e documentazione; trattamento fiscale e contributivo; scadenze e credito residuo; regole per assenze e cessazioni; piattaforma e assistenza; privacy; controlli e conseguenze per richieste irregolari; modifiche, comunicazioni e contatti finali.

Prima dell’adozione definitiva, il testo dovrebbe essere controllato almeno sotto tre profili: giuslavoristico, fiscale e privacy. È inoltre opportuno effettuare una prova concreta con alcuni casi pratici, ad esempio un dipendente assunto a metà anno, un lavoratore part-time, una richiesta di rimborso per un familiare e un dipendente che cessa il rapporto prima della scadenza. Se il regolamento fornisce una risposta chiara a questi casi, è molto più probabile che sia realmente utilizzabile e che riduca contestazioni e richieste all’ufficio del personale.

Esempio Regolamento aziendale welfare​

REGOLAMENTO AZIENDALE DEL PIANO WELFARE

Art. 1 – Oggetto e finalità

Il presente Regolamento disciplina l’attivazione, la gestione e la fruizione del Piano Welfare aziendale denominato “” (di seguito, il “Piano”), adottato da , con sede legale in , codice fiscale e partita IVA (di seguito, la “Società”).

Il Piano è finalizzato a:

a) sostenere il benessere personale e familiare dei dipendenti;
b) favorire la conciliazione tra vita professionale e vita privata;
c) promuovere misure di sostegno al reddito;
d) migliorare il clima aziendale e il coinvolgimento delle persone;
e) offrire beni, servizi e prestazioni in conformità alla normativa vigente.

Il Piano è istituito in conformità alle disposizioni applicabili in materia di welfare aziendale, incluse, ove applicabili, quelle previste dall’articolo 51 del D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917 e successive modificazioni e integrazioni, nonché dalla normativa vigente in materia fiscale, previdenziale, giuslavoristica e di protezione dei dati personali.

Art. 2 – Decorrenza e durata

Il Piano decorre dal e resterà in vigore fino al .

Il periodo di riferimento per la maturazione e l’utilizzo del credito welfare è il seguente:

☐ anno solare, dal al ;
☐ periodo diverso: ;
☐ altra modalità: .

Salvo diversa comunicazione della Società, il Piano si intenderà rinnovato per il periodo successivo con le modalità eventualmente comunicate ai destinatari.

Art. 3 – Destinatari

Sono destinatari del Piano i lavoratori dipendenti della Società appartenenti alle seguenti categorie:

__

__

__.

Sono inclusi, in particolare:

☐ lavoratori a tempo indeterminato;
☐ lavoratori a tempo determinato;
☐ lavoratori a tempo pieno;
☐ lavoratori a tempo parziale;
☐ apprendisti;
☐ lavoratori con contratto di somministrazione, secondo le condizioni previste dalla normativa e dagli accordi applicabili;
☐ altre categorie: _____.

Sono esclusi dal Piano:

__

__

__.

L’accesso al Piano è subordinato al possesso dei requisiti previsti dal presente Regolamento e, ove applicabile, dalla contrattazione collettiva nazionale, territoriale o aziendale.

Art. 4 – Requisiti di accesso

Il diritto alla fruizione del Piano spetta ai dipendenti che, alla data del :

☐ risultino in forza presso la Società;
☐ abbiano superato il periodo di prova;
☐ abbiano maturato un’anzianità minima di ;
☐ appartengano alle categorie indicate all’articolo 3;
☐ siano in possesso dei seguenti ulteriori requisiti: _.

Il diritto al beneficio si applica secondo criteri generali, oggettivi e non discriminatori.

Per i lavoratori assunti, cessati o assenti durante il periodo di riferimento, il credito sarà riconosciuto secondo le seguenti modalità:

__

__

__.

In caso di rapporto di lavoro a tempo parziale, il credito sarà:

☐ riproporzionato in base all’orario contrattuale;
☐ riconosciuto in misura piena;
☐ determinato secondo i seguenti criteri: _.

Art. 5 – Eventuale differenziazione dei benefici

Il Piano prevede un credito welfare pari a:

• Euro per i dipendenti appartenenti alla categoria ;
• Euro per i dipendenti appartenenti alla categoria ;
• Euro per i dipendenti appartenenti alla categoria .

  Gli eventuali criteri di differenziazione sono i seguenti:

  __

  __

  __.

  Le differenze di trattamento previste dal presente articolo sono basate esclusivamente sui seguenti criteri oggettivi:

  __

  __.

  Art. 6 – Credito welfare individuale
  

  A ciascun dipendente avente diritto è attribuito un credito welfare individuale di importo pari a Euro .

  Il credito:

  ☐ è riconosciuto annualmente;
  ☐ è riconosciuto una tantum;
  ☐ è riconosciuto con frequenza ;
  ☐ è determinato secondo la seguente formula: _____.

  L’importo disponibile potrà essere utilizzato per le prestazioni, i beni e i servizi indicati nel presente Regolamento, nei limiti del credito maturato e delle soglie e condizioni previste dalla normativa vigente.

  Il credito welfare non costituisce elemento fisso della retribuzione, non è convertibile automaticamente in denaro e non può essere ceduto a terzi, salvo quanto espressamente previsto dalla legge o dal presente Regolamento.

  Art. 7 – Modalità di attribuzione del credito
  

  Il credito sarà reso disponibile:

  ☐ mediante piattaforma digitale;
  ☐ mediante rimborso diretto da parte della Società;
  ☐ mediante voucher o titoli di legittimazione;
  ☐ mediante altra modalità: .

  La piattaforma o il gestore incaricato è:

  Denominazione:
  Sede:
  Codice fiscale e partita IVA:
  Sito internet:
  Contatti dell’assistenza: .

  Il dipendente riceverà le credenziali e le istruzioni per l’accesso tramite:

  __.

  Art. 8 – Beni, servizi e prestazioni disponibili
  

  Il credito welfare potrà essere utilizzato per le seguenti categorie di beni e servizi, nei limiti e alle condizioni previste dalla normativa vigente:

  8.1 Previdenza complementare
  

  Versamenti a fondi di previdenza complementare secondo le modalità previste dalla legge e dal regolamento del fondo di appartenenza.

  Fondo o fondi ammessi:

  __.

  8.2 Assistenza sanitaria integrativa
  

  Contributi o versamenti a forme di assistenza sanitaria integrativa o a casse aventi finalità assistenziali.

  Fondo, cassa o ente ammesso:

  __.

  8.3 Istruzione e formazione
  

  Rimborso o pagamento diretto di spese relative a:

  a) servizi di educazione e istruzione;
  b) asili nido;
  c) scuole dell’infanzia, primarie e secondarie;
  d) università e istituti di istruzione superiore;
  e) libri di testo e materiali didattici, ove ammessi;
  f) corsi di formazione e attività educative;
  g) servizi integrativi, mensa scolastica, trasporto scolastico e attività connesse, ove ammessi;
  h) altre prestazioni: _____.

  8.4 Assistenza a familiari
  

  Rimborso o pagamento di spese sostenute per l’assistenza a familiari fiscalmente o anagraficamente rilevanti secondo la normativa applicabile, inclusi:

  a) familiari anziani;
  b) familiari non autosufficienti;
  c) servizi di assistenza domiciliare;
  d) strutture residenziali o semiresidenziali;
  e) altri servizi: _____.

  8.5 Servizi ricreativi, culturali e sportivi
  

  Utilizzo del credito per:

  a) abbonamenti e ingressi a palestre, piscine e centri sportivi;
  b) attività sportive;
  c) cinema, teatro, musei e spettacoli;
  d) viaggi e vacanze;
  e) attività ricreative e culturali;
  f) altri servizi: _____.

  8.6 Trasporto pubblico
  

  Acquisto o rimborso di abbonamenti al trasporto pubblico locale, regionale o interregionale, secondo quanto previsto dalla legge.

  8.7 Buoni acquisto e buoni carburante
  

  Utilizzo di buoni acquisto, buoni spesa o buoni carburante, nei limiti delle soglie di esenzione e delle condizioni previste dalla normativa vigente.

  I beni e servizi acquistabili sono quelli disponibili presso:

  __.

  8.8 Altri beni e servizi
  

  Ulteriori beni o servizi ammessi al Piano:

  __

  __.

  La Società potrà modificare, integrare o limitare il catalogo dei beni e servizi disponibili per esigenze organizzative, fiscali, normative o contrattuali.

  Art. 9 – Familiari e soggetti beneficiari
  

  Il credito potrà essere utilizzato, ove previsto dalla normativa applicabile, anche a favore dei seguenti familiari del dipendente:

  __

  __.

  Ai fini del presente Regolamento, i familiari rilevanti sono individuati secondo la normativa fiscale e le eventuali ulteriori disposizioni applicabili.

  Il dipendente è responsabile della correttezza delle informazioni dichiarate e della documentazione prodotta relativamente ai familiari beneficiari.

  Art. 10 – Modalità di utilizzo
  

  Il dipendente può utilizzare il credito welfare mediante:

  ☐ acquisto diretto sulla piattaforma;
  ☐ richiesta di rimborso;
  ☐ pagamento diretto al fornitore convenzionato;
  ☐ richiesta di emissione di voucher;
  ☐ versamento a fondo o cassa;
  ☐ altra modalità: .

  Le richieste devono essere effettuate entro il termine del .

  La documentazione richiesta deve essere caricata o consegnata secondo le seguenti modalità:

  __

  __.

  La Società o il gestore della piattaforma potrà rifiutare le richieste incomplete, illeggibili, non coerenti con il Piano o non conformi alla normativa applicabile.

  Art. 11 – Rimborsi
  

  Il rimborso è riconosciuto esclusivamente per spese:

  a) effettivamente sostenute dal dipendente o dal familiare autorizzato;
  b) documentate mediante fatture, ricevute, scontrini parlanti, quietanze o altra documentazione idonea;
  c) riferite a beni o servizi ammessi dal Piano;
  d) sostenute nel periodo di validità del Piano;
  e) non già rimborsate o detratte fiscalmente, ove previsto dalla legge.

  La richiesta di rimborso deve contenere almeno:

• generalità del dipendente;
• categoria del bene o servizio;
• data della spesa;
• importo;
• nominativo del beneficiario;
• documento fiscale o giustificativo;
• dichiarazioni richieste dalla Società o dal gestore.

  Il rimborso sarà effettuato:

  ☐ nella busta paga del mese di ;
  ☐ mediante accredito sul conto corrente indicato dal dipendente;
  ☐ mediante altra modalità: .

  Il termine ordinario di lavorazione delle richieste complete è pari a _____ giorni.

  Art. 12 – Utilizzo dei voucher
  

  I voucher:

  a) sono nominativi, ove previsto dalla legge;
  b) possono essere utilizzati esclusivamente per i beni e servizi indicati;
  c) non sono convertibili in denaro;
  d) non danno diritto a resto, salvo diversa previsione del fornitore;
  e) non possono essere rivenduti o ceduti, salvo quanto previsto dalla legge;
  f) devono essere utilizzati entro la data di scadenza indicata.

  La durata dei voucher è pari a .

  In caso di smarrimento, furto o utilizzo fraudolento, il dipendente deve darne comunicazione entro a:

  __.

  Art. 13 – Scadenza del credito
  

  Il credito welfare deve essere utilizzato entro il .

  Alla scadenza:

  ☐ il credito non utilizzato si azzera;
  ☐ il credito non utilizzato è riportato al periodo successivo;
  ☐ il credito non utilizzato è destinato a ;
  ☐ si applica la seguente disciplina: _____.

  Il credito non utilizzato non potrà essere convertito in denaro, salvo i casi espressamente previsti dalla legge, dalla contrattazione collettiva o da specifici accordi applicabili.

  Art. 14 – Cessazione del rapporto di lavoro
  

  In caso di cessazione del rapporto di lavoro per qualsiasi causa, il dipendente dovrà utilizzare il credito entro:

  __.

  In caso di cessazione del rapporto di lavoro:

  ☐ il credito già maturato resta utilizzabile fino alla scadenza ordinaria;
  ☐ il credito residuo deve essere utilizzato entro la data di cessazione;
  ☐ il credito residuo è revocato alla data di cessazione;
  ☐ si applica la seguente disciplina: _____.

  Eventuali importi indebitamente utilizzati o rimborsati potranno essere recuperati dalla Società secondo le modalità consentite dalla legge.

  Art. 15 – Assenze dal lavoro
  

  La maturazione del credito in caso di assenza dal lavoro è disciplinata come segue:

  __

  __.

  Il credito sarà:

  ☐ maturato integralmente durante ferie, festività, malattia, maternità, congedi e altre assenze tutelate;
  ☐ riproporzionato secondo le seguenti modalità: ;
  ☐ sospeso durante le seguenti assenze: .

  Restano ferme le disposizioni inderogabili di legge e quelle previste dalla contrattazione collettiva applicabile.

  Art. 16 – Trattamento fiscale e previdenziale
  

  I beni, i servizi e le prestazioni previsti dal Piano saranno assoggettati al trattamento fiscale e previdenziale previsto dalla normativa vigente al momento della fruizione.

  Il dipendente prende atto che:

  a) i benefici possono essere soggetti a limiti, soglie e condizioni fiscali;
  b) il superamento delle soglie previste dalla legge può comportare l’assoggettamento a imposizione fiscale e contributiva dell’intero importo o della parte eccedente, secondo la disciplina applicabile;
  c) la Società applicherà il corretto trattamento fiscale e contributivo sulla base delle informazioni disponibili e della normativa vigente;
  d) eventuali variazioni normative potranno incidere sulle modalità di utilizzo e sul valore netto del beneficio.

  Il dipendente è responsabile della veridicità delle dichiarazioni rese e delle informazioni fornite.

  Art. 17 – Divieto di duplicazione dei benefici
  

  Non è ammesso il rimborso o il riconoscimento di spese già:

  a) rimborsate dalla Società;
  b) rimborsate da altri enti o soggetti;
  c) portate in detrazione o deduzione fiscale, ove incompatibile;
  d) utilizzate per ottenere ulteriori benefici fiscali o previdenziali non cumulabili;
  e) finanziate mediante altri strumenti aziendali.

  Il dipendente deve comunicare tempestivamente eventuali sovrapposizioni o duplicazioni.

  Art. 18 – Obblighi del dipendente
  

  Il dipendente è tenuto a:

  a) utilizzare il Piano esclusivamente per finalità personali o familiari consentite;
  b) fornire informazioni veritiere, complete e aggiornate;
  c) conservare la documentazione relativa alle spese sostenute per il periodo previsto dalla legge;
  d) rispettare le procedure e le scadenze;
  e) utilizzare correttamente la piattaforma e le credenziali di accesso;
  f) comunicare eventuali errori, anomalie o utilizzi non autorizzati;
  g) non cedere, vendere o utilizzare fraudolentemente i voucher o i benefici;
  h) restituire eventuali importi indebitamente percepiti.

  Art. 19 – Controlli e revoca dei benefici
  

  La Società, direttamente o tramite soggetti incaricati, può effettuare controlli sulla correttezza delle richieste, sulla documentazione presentata e sul rispetto delle condizioni del Piano.

  In caso di:

  a) dichiarazioni non veritiere;
  b) documentazione falsa, alterata o non riferibile alla spesa;
  c) utilizzo improprio del credito;
  d) violazione del presente Regolamento;
  e) duplicazione di benefici;
  f) frode o tentata frode;

  la Società potrà:

• sospendere o revocare il beneficio;
• annullare le richieste;
• recuperare gli importi indebitamente fruiti;
• applicare le misure disciplinari previste dalla legge e dal contratto collettivo;
• segnalare i fatti alle autorità competenti, ove necessario.
  

  Art. 20 – Piattaforma e assistenza
  

  La gestione operativa del Piano è affidata a:

  Denominazione:
  Referente:
  Telefono:
  E-mail:
  Orari di assistenza: .

  Eventuali malfunzionamenti della piattaforma devono essere segnalati entro dalla loro rilevazione.

  In caso di indisponibilità della piattaforma, le richieste potranno essere presentate mediante:

  __.

  Art. 21 – Protezione dei dati personali
  

  Il trattamento dei dati personali connesso alla gestione del Piano sarà effettuato nel rispetto del Regolamento UE 2016/679, del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato, e della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

  Il titolare del trattamento è:

  __.

  Il responsabile della protezione dei dati, ove nominato, è contattabile ai seguenti recapiti:

  __.

  I dati saranno trattati per le seguenti finalità:

  a) gestione dell’adesione e dell’accesso al Piano;
  b) gestione delle richieste di acquisto e rimborso;
  c) adempimenti amministrativi, fiscali e contabili;
  d) effettuazione dei controlli;
  e) gestione dell’assistenza;
  f) adempimento degli obblighi di legge.

  L’informativa privacy è disponibile presso:

  __.

  Art. 22 – Comunicazioni aziendali
  

  Le comunicazioni relative al Piano saranno effettuate mediante:

  ☐ posta elettronica aziendale;
  ☐ piattaforma welfare;
  ☐ intranet aziendale;
  ☐ affissione in bacheca;
  ☐ consegna individuale;
  ☐ altra modalità: _____.

  Il dipendente è tenuto a consultare periodicamente i canali di comunicazione indicati.

  Art. 23 – Modifiche e sospensione del Piano
  

  La Società potrà modificare, integrare, sospendere o cessare il Piano per:

  a) modifiche normative o fiscali;
  b) disposizioni delle autorità competenti;
  c) sopravvenute esigenze organizzative o economiche;
  d) modifiche della contrattazione collettiva;
  e) indisponibilità dei fornitori o dei servizi;
  f) altre ragioni oggettive: .

  Le modifiche saranno comunicate con un preavviso di , salvo i casi di urgenza o di adeguamento obbligatorio alla normativa.

  Le modifiche non potranno incidere sui diritti già definitivamente maturati, salvo quanto previsto dalla legge o dagli accordi applicabili.

  Art. 24 – Coordinamento con la contrattazione collettiva
  

  Il Piano si coordina con:

  Contratto collettivo nazionale applicato:
  Contratto collettivo territoriale:
  Contratto collettivo aziendale:
  Accordi aziendali applicabili: .

  In caso di contrasto tra il presente Regolamento e disposizioni inderogabili di legge o di contrattazione collettiva applicabile, prevarranno queste ultime.

  Art. 25 – Richieste e reclami
  

  Eventuali richieste di chiarimento, contestazioni o reclami devono essere presentati a:

  Ufficio o funzione:
  Referente:
  E-mail:
  Telefono:
  Indirizzo: .

  Il termine ordinario per la risposta è pari a giorni lavorativi.

  Art. 26 – Disposizioni finali
  

  Per quanto non espressamente disciplinato dal presente Regolamento, si applicano:

  a) la normativa vigente;
  b) il contratto collettivo applicabile;
  c) gli accordi aziendali vigenti;
  d) i regolamenti e le condizioni dei fornitori dei servizi;
  e) le istruzioni operative pubblicate sulla piattaforma welfare.

  Il presente Regolamento è disponibile presso:

  __.

  Il presente Regolamento è stato approvato da:

  __.

  Luogo:

  Data:

  Per la Società
  Nome e cognome:
  Qualifica:
  Firma:

  ____

  Per presa visione del dipendente
  Nome e cognome:
  Codice dipendente:
  Data:
  Firma: _____

  ---