Si tratta dell’atto con cui una persona ritira l’autorizzazione precedentemente concessa per la riproduzione, pubblicazione o diffusione della propria immagine (foto, video ecc.). Serve a far cessare l’utilizzo futuro di quelle immagini e a obbligare il titolare del trattamento a limitarne l’accesso e, quando possibile, cancellarne le copie, fermo restando che possono esistere eccezioni se sussiste un altro fondamento giuridico per il trattamento (ad esempio obblighi di legge, esigenze giudiziarie o l’uso nell’ambito della cronaca). In base al GDPR il consenso può essere revocato in qualsiasi momento con la stessa facilità con cui è stato dato; la revoca non invalida il trattamento lecito effettuato prima della revoca e il titolare deve rispondere alla richiesta e adottare misure ragionevoli per evitare ulteriori diffusione. Per esercitare la revoca è quindi necessario contattare il titolare del trattamento, indicare chiaramente quali immagini e usi si intendono revocare e ottenere conferma dell’avvenuto adempimento.
Indice
Come scrivere Revoca consenso utilizzo immagine
La revoca del consenso all’utilizzo dell’immagine deve contenere in modo chiaro e completo tutti gli elementi che permettono al titolare del trattamento di identificare chi revoca il consenso, ricostruire quale consenso era stato rilasciato e per quali trattamenti, e adottare rapidamente le misure conseguenti. Il documento dovrebbe quindi indicare i dati anagrafici completi della persona che revoca (nome e cognome), un recapito aggiornato per le comunicazioni (indirizzo postale, numero di telefono, indirizzo e‑mail), un riferimento identificativo utile a verificare la legittimità della richiesta (ad esempio numero di documento d’identità e sua copia, o altra documentazione che provi la titolarità dell’immagine). È importante citare espressamente il soggetto destinatario della revoca: il nome della società o dell’ente che ha ottenuto il consenso, con eventuali riferimenti contrattuali o di pratica (PEC, indirizzo sede, riferimento a un responsabile).
Deve essere riportata la data e il luogo in cui la revoca viene sottoscritta e, se possibile, la data in cui il consenso originario era stato fornito; se esiste un documento di consenso originario, è utile allegarne copia o indicarne la data e il contenuto per evitari fraintendimenti. Occorre descrivere con precisione le immagini e i materiali interessati: specificare eventi, date di scatto, eventuali titoli, nomi di file o link dove le immagini sono pubblicate, canali e mezzi nei quali l’immagine è stata o potrebbe essere utilizzata (sito web, social network, materiale promozionale cartaceo, newsletter, archivi, ecc.), nonché l’ambito territoriale e temporale del trattamento che si intende revocare. Se la revoca è totale o parziale, va chiarito: ad esempio se si chiede l’eliminazione da tutti i canali o solo la cessazione di nuove diffusione per usi promozionali, oppure se si richiede l’anonimizzazione anziché la cancellazione.
La revoca deve contenere una richiesta esplicita e inequivocabile di cessazione delle attività basate sul consenso: ordine di interrompere l’ulteriore pubblicazione e diffusione, di rimuovere le immagini dai canali indicati e, se richiesto, di procedere alla cancellazione o all’anonimizzazione dei file personali e delle copie di backup. È utile prevedere anche l’istruzione di informare e adottare le stesse misure nei confronti dei soggetti terzi a cui le immagini erano state comunicate (responsabili o incaricati del trattamento, partner, agenzie di comunicazione, piattaforme esterne), chiedendo che venga fornita evidenza delle azioni effettuate.
La revoca dovrebbe indicare una scadenza ragionevole entro la quale si richiede la conferma dell’avvenuta esecuzione delle operazioni richieste e la modalità di ricezione di tale conferma (ad esempio via PEC o raccomandata). Va inoltre esplicitato che la revoca è esercitata ai sensi della normativa sulla protezione dei dati applicabile (ad esempio Regolamento UE 2016/679) e menzionare i diritti correlati, come il diritto di ottenere informazioni sulle misure adottate e il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo qualora la revoca non venga rispettata. È opportuno ricordare che la revoca del consenso non ha effetto retroattivo sulla liceità del trattamento effettuato prima della revoca stessa, ma impone al titolare di interrompere i trattamenti futuri basati sul consenso e, se del caso, di attenersi alle ulteriori obbligazioni previste dalla legge (ad esempio l’accesso, la rettifica, la cancellazione o la limitazione del trattamento).
Per ragioni pratiche e probatorie, la comunicazione di revoca dovrebbe essere firmata dal richiedente; se inviata elettronicamente, va allegata copia leggibile di un documento di identità per attestare la provenienza della richiesta. È consigliabile scegliere canali che consentano prova dell’avvenuta ricezione (PEC, raccomandata con ricevuta di ritorno, consegna a mano con ricevuta firmata) e allegare ogni documento utile a identificare il consenso originario (contratti, liberatorie, link a pubblicazioni). Infine, la revoca può contenere eventuali istruzioni aggiuntive in caso di eccezioni legali (ad esempio obblighi di conservazione previsti da legge o trattamenti basati su altri fondamenti giuridici) e una richiesta di indicazione delle eventuali parti che ritengono di poter continuare il trattamento per motivi legittimi, in modo da valutare insieme eventuali azioni successive.
Esempio Revoca consenso utilizzo immagine
REVOCA DEL CONSENSO ALL’UTILIZZO DELL’IMMAGINE
Io sottoscritto/a: _____________
Nato/a a: _____________ il: _____________
Residente in: _____________
Codice fiscale: _____________
Telefono: _____________
Email: _____________
Dichiaro di aver precedentemente prestato il consenso all’utilizzo della mia immagine a: _____________
Con riferimento a (es. campagna, servizio fotografico, video, ecc.): _____________
Rilascio del consenso in data: _____________
Con la presente revoco il consenso all’utilizzo della mia immagine a decorrere dal: _____________
Oggetto della revoca (descrizione delle immagini/materiali): _____________
Luoghi/mezzi in cui le immagini sono state pubblicate o utilizzate: _____________
Chiedo la cessazione immediata di ogni ulteriore utilizzo delle suddette immagini e la rimozione, ove possibile, dei materiali dagli archivi, pubblicazioni, siti web, canali social e qualsiasi altro supporto indicato sopra: _____________
Chiedo inoltre la comunicazione scritta delle azioni intraprese per dare esecuzione alla presente revoca entro e non oltre: _____________
Eventuali osservazioni o richieste aggiuntive: _____________
Luogo: _____________
Data: _____________
Firma: _____________