Si tratta di una dichiarazione firmata dal titolare della carta che autorizza un soggetto diverso dall’intestatario a effettuare una specifica operazione con quella carta: in pratica il titolare dà consenso documentato all’uso, indicando spesso importo, durata e finalità. Serve a consentire pagamenti o prenotazioni quando il possessore della carta non è presente (per esempio hotel, noleggio auto, acquisti a distanza) e a fornire al commerciante e alla banca una prova di consenso per ridurre il rischio di contestazioni e frodi. Pur avendo valore probatorio verso il commerciante, l’autorizzazione non elimina del tutto i controlli dell’emittente della carta né la responsabilità in caso di uso fraudolento, quindi è buona pratica limitare l’autorizzazione a operazioni precise, allegare copia del documento d’identità del titolare e verificare le politiche della banca o del fornitore.
Indice
Come scrivere Autorizzazione utilizzo carta di credito da non intestatario
L’autorizzazione scritta che consente a una persona diversa dall’intestatario di utilizzare una carta di credito deve identificare in modo inequivocabile tutte le parti coinvolte, descrivere chiaramente l’oggetto e i limiti dell’autorizzazione e contenere le dichiarazioni e le garanzie necessarie sia per il commerciante che per l’emittente della carta. Il documento deve riportare i dati completi dell’intestatario: nome e cognome esattamente come risultano sulla carta, indirizzo di residenza, data e luogo di nascita e un riferimento a un documento d’identità valido (tipo di documento, numero e autorità di rilascio). È opportuno indicare anche i dati della carta in modo prudente, ad esempio la tipologia (Visa/Mastercard/Amex), il nome dell’emittente, le ultime quattro cifre del PAN e la data di scadenza; per motivi di sicurezza non è consigliabile inserire il numero completo della carta né il codice CVV in un documento non protetto. Vanno poi specificati i dati del non intestatario autorizzato: nome e cognome, indirizzo, documento d’identità (tipo e numero), contatti telefonici ed email e, se rilevante, la natura del rapporto o il grado di delega rispetto all’intestatario.
Il contenuto deve chiarire la portata dell’autorizzazione: se si tratta di un’autorizzazione per una singola transazione o per addebiti ricorrenti, l’importo massimo autorizzato per operazione (o il limite complessivo), la valuta, la descrizione della prestazione o del bene per cui si autorizzano i pagamenti, il nome del commerciante o della società beneficiaria e il periodo di validità della delega (data di inizio e di fine). È utile includere una clausola che specifichi le modalità di revoca dell’autorizzazione (termine di preavviso e forma richiesta per la revoca) e l’indicazione che l’intestatario mantiene la responsabilità nei confronti dell’emittente per gli addebiti effettuati conformemente all’autorizzazione, oltre a un’impegno di manlevare il commerciante da eventuali contestazioni non fondate.
Dal punto di vista probatorio, l’autorizzazione deve riportare la data e il luogo di sottoscrizione e la firma autografa dell’intestatario; ove possibile la firma dell’autorizzato e, se richiesto dal contesto o dalla banca, la firma di un testimone o la legalizzazione/notarizzazione del documento. Devono essere allegate copie leggibili dei documenti di identità dell’intestatario e dell’autorizzato e, quando richiesto dal commerciante o dalla banca, una copia fronte/retro della carta con i dati sensibili parzialmente oscurati (per esempio mostrando solo le ultime quattro cifre) e la pagina della carta dove compare la firma del titolare, per confronto. Se l’operazione implica il trattamento di dati personali, il modulo dovrebbe contenere un’esplicita informativa sulla privacy e il consenso al trattamento dei dati per le finalità di pagamento, conservazione e verifica, in conformità al GDPR o alle norme locali applicabili; deve altresì indicare per quanto tempo i dati saranno conservati e con quale eventuale misura di sicurezza.
Per esigenze di accertamento anti-frode e conformità, molte banche richiedono ulteriori elementi di verifica: un numero di telefono o un indirizzo email per poter contattare l’intestatario, l’autorizzazione a effettuare controlli e la facoltà per il commerciante di acquisire ulteriori documenti a fini di verifica. Infine, è importante osservare le regole di sicurezza nella trasmissione del documento: non inviare mai informazioni complete della carta e il CVV via email non protetta; preferire canali sicuri, moduli forniti direttamente dalla banca o tecnologie di tokenizzazione. Poiché requisiti specifici possono variare in funzione della banca, del circuito di pagamento e della giurisdizione, è sempre consigliabile verificare con l’emittente della carta o con un consulente legale il testo definitivo dell’autorizzazione e, se necessario, ricorrere a forme ufficiali (procura bancaria o modulo prestampato dall’emittente).
Esempio Autorizzazione utilizzo carta di credito da non intestatario
AUTORIZZAZIONE ALL’UTILIZZO DELLA CARTA DI CREDITO DA PARTE DI PERSONA NON INTESTATARIA
Io sottoscritto/a
Nome e Cognome del Titolare: _____________
Nato/a a: _____________ il: _____________
Residente in: _____________ (Via/Piazza, Città, CAP)
Documento d’identità (tipo e numero): _____________
Telefono: _____________
Email: _____________
dichiaro di essere titolare della carta di credito di seguito indicata e di autorizzare la persona non intestataria indicata a utilizzare la suddetta carta esclusivamente nei limiti e per le finalità specificate in questo atto.
Dati della carta di credito
Circuito (Visa/Mastercard/etc.): _____________
Intestatario della carta: _____________
Numero carta di credito: _____________
Data di scadenza: _____________
Ultime 4 cifre della carta: _____________
Dati della persona autorizzata
Nome e Cognome: _____________
Nato/a a: _____________ il: _____________
Residente in: _____________ (Via/Piazza, Città, CAP)
Documento d’identità (tipo e numero): _____________
Telefono: _____________
Email: _____________
Beneficiario/Commerciante/Struttura presso cui è autorizzato l’utilizzo
Nome: _____________
Indirizzo: _____________
Telefono/Fax/Email: _____________
Ambito e limiti dell’autorizzazione
Finalità dell’utilizzo: _____________
Importo massimo complessivo autorizzato: _____________ (valuta _____________)
Importo massimo per singola transazione: _____________ (valuta _____________)
Periodo di validità dell’autorizzazione: dal _____________ al _____________
Tipo di operazioni autorizzate (es. pagamento, pre-autorizzazione, addebito diretto): _____________
Dichiarazioni del titolare
1) Autorizzo espressamente la persona sopra indicata ad operare con la carta di credito nei limiti di quanto specificato in questa autorizzazione.
2) Riconosco e accetto che gli addebiti effettuati entro i limiti sopra indicati saranno a mio carico.
3) Acconsento al trattamento dei dati personali necessari per l’esecuzione delle operazioni previste, nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati.
Dichiarazioni della persona autorizzata
1) Dichiaro di utilizzare la carta esclusivamente per le finalità e nei limiti autorizzati dal titolare.
2) Mi impegno a non cedere né consentire a terzi l’uso della carta.
3) Allego copia del mio documento d’identità: Sì □ No □
Revoca
La presente autorizzazione potrà essere revocata in qualsiasi momento mediante comunicazione scritta da parte del titolare. La revoca avrà effetto dal momento della ricezione della comunicazione da parte del beneficiario/struttura.
Responsabilità e consenso
Dichiaro sotto la mia responsabilità che le informazioni fornite sono veritiere e complete. Sollevo il beneficiario/struttura da qualsiasi responsabilità derivante da informazioni false o incomplete fornite dal sottoscritto o dalla persona autorizzata.
Allegati
Copia documento d’identità del titolare: _____________
Copia documento d’identità della persona autorizzata: _____________
Copia fronte/retro della carta di credito (se richiesto): _____________
Luogo e data
Luogo: _____________
Data: _____________
Firma del Titolare della carta
Firma: _____________________________
Firma della Persona autorizzata
Firma: _____________________________
Firma del rappresentante del beneficiario/struttura (ricevuta dell’autorizzazione)
Nome e Cognome: _____________
Qualifica: _____________
Firma: _____________________________
Note ulteriori (se necessario): _____________